关于采用保函形式的履约保证金如何退还的问题，这是一个涉及多个步骤和法律要点的过程。以下是我为您详细梳理的保证金退还流程：
一、前提条件确认
首先，您需要确认两个关键前提：一是您作为被保证人，已经完全履行了合同中的所有义务，且在保函有效期内未发生任何违约事件；二是履约保函的有效期已经截止。这是退还保证金的基础和前提。
二、准备必要文件
接下来，您需要准备一系列必要的文件来申请退还保证金：
退还保证金申请函：这是一份正式的书面文件，您需要详细阐述自己已经完全履行了合同义务，保函已经到期，并正式请求保证人（如银行）退还保证金。此申请函需要加盖公司公章，并由法定代表人或授权代表签字，以确保其法律效力。
合同履行证明文件：根据您所签订的主合同性质，准备相应的证明材料。例如，如果您是建设工程合同的承包人，需要提供工程竣工验收报告、质量合格证明等；如果您是货物买卖合同的供货方，则需要出示货物交付凭证、买方签收单等。这些文件将证明您已经全面履行了合同义务。
保函原件：保函原件是退还保证金的关键证据，您必须妥善保管并在申请时提交给保证人。如果不慎丢失，可能需要按照保证人的要求办理挂失、登报声明等手续。
三、提交申请与审核
将准备好的退还保证金申请及相关证明文件提交给开立履约保函的保证人，如银行。提交方式可以选择当面递交并保留签收凭证，或者通过邮寄方式（选择具有查询功能的快递服务）以确保文件安全送达。
保证人收到申请后，将进行严格的审核流程，包括形式审查和实质审查。形式审查主要检查申请函格式是否正确、签字盖章是否齐全、证明文件是否完整清晰；实质审查则核实合同履行情况，必要时可能与受益人（合同另一方）沟通，确认您是否存在违约行为。
四、保证金退还
如果保证人审核后确认您已经全面履行了合同义务且保函已到期，将按照约定的方式（如转账、支票等）将保证金退还至您指定的账户。退还时间通常取决于保证人的内部流程，一般在审核通过后的几个工作日内完成。
五、注意事项与争议解决
在整个过程中，您需要特别注意受益人（通常是业主或采购方）的书面证明。这份证明文件是退还保证金的重要依据，它证实了您已经全面履行合同义务且未发生任何违约情况。
如果在保证金退还过程中与保证人或受益人产生争议，应首先尝试通过协商解决。协商不成的，可以依据合同中的争议解决条款，通过仲裁或诉讼等法律途径维护自身合法权益。
不同的担保机构和合同条款可能存在细微差异，因此在实际操作中还需根据具体情况进行调整和处理。建议在签订合同时就明确保证金的退还方式和流程，以避免后续出现不必要的纠纷和麻烦。
综上所述，采用保函形式的履约保证金退还流程虽然涉及多个步骤和法律要点，但只要您细心准备、严格审核，并注重每一个细节，就能够确保整个流程的顺畅与合法。希望这些信息能够对您有所帮助。