工具书里面的文件能否作为证据使用，需视具体情况而定，但一般来说，只要符合证据的法定形式和条件，是可以作为证据使用的。以下从不同角度为你详细分析：

证据的法定形式

根据《中华人民共和国民事诉讼法》及相关司法解释，证据包括当事人的陈述、书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言、鉴定意见、勘验笔录等。工具书里面的文件，如果以书面形式存在，且能够证明案件事实，那么它本质上属于书证的一种。书证是指以其内容来证明待证事实的有关情况的文字材料，因此，工具书里的文件在符合书证要求的情况下，是可以作为证据使用的。

证据的条件

除了符合法定形式外，证据还需要满足以下条件才能被采纳：

1. 真实性：证据必须是真实存在的，不是伪造或变造的。工具书里的文件，如果经过查证属实，且未被篡改或伪造，那么它就是真实的，可以作为证据使用。
2. 关联性：证据必须与案件事实具有关联性，能够证明案件中的某个事实或情节。工具书里的文件，如果与案件事实有关联，能够证明案件中的某个关键点，那么它就是有关联性的，可以作为证据使用。
3. 合法性：证据的收集、提供、审查等程序必须符合法律规定。工具书里的文件，如果是在合法途径下获取的，且没有违反法律禁止性规定，那么它就是合法的，可以作为证据使用。

实际应用中的注意事项

1. 证据的来源和获取方式：虽然工具书里的文件可以作为证据使用，但需要注意其来源和获取方式是否合法。如果文件是通过非法手段获取的，如盗窃、侵占等，那么它可能因违法性而被排除在证据之外。
2. 证据的证明力：不同证据的证明力是不同的。工具书里的文件，虽然可以作为证据使用，但其证明力可能因文件的内容、形式、来源等因素而有所不同。在诉讼中，法院会根据证据的证明力大小来综合判断案件事实。
3. 证据的提交和质证：在诉讼中，当事人需要按照法定程序提交证据，并接受对方的质证。如果工具书里的文件作为证据提交，那么当事人需要说明其来源、内容、证明目的等，并接受对方的质疑和反驳。

举例说明

假设在一起合同纠纷案件中，原告主张被告违反了合同中的某项条款，并提供了工具书里的一份相关文件作为证据。这份文件详细解释了合同条款的含义和适用范围，与案件事实具有关联性。如果这份文件是真实存在的，且是通过合法途径获取的，那么它就可以作为证据使用，帮助法院查明案件事实。

总结来说，工具书里面的文件在符合证据的法定形式和条件的情况下，是可以作为证据使用的。但具体能否被采纳，还需要根据案件的具体情况和法院的审查判断来确定。如果你在处理合同纠纷或其他法律问题时遇到相关疑问，可以直接向我咨询，我会为你提供更详细的法律建议。