当一方违反合同，发函告知是维护自身权益的重要步骤，核心结论是需确保函件内容完整、合法、有效，并注意发送方式和证据留存，具体说明如下：
函件内容要点
- 明确双方信息：函件开头应清晰写明发函方（你方）和收函方（违约方）的准确名称、地址、联系方式等，确保函件能准确送达。
- 合同基本信息：简要提及双方签订的合同名称、签订日期、合同编号（如有）等，以便违约方明确是哪份合同出现了问题。
- 违约事实描述：详细、客观地描述违约方的违约行为，包括违约的具体时间、地点、方式、违约条款等。例如，若合同约定对方应在某日前交付货物，但对方未按时交付，就需明确写出“根据合同第X条约定，贵方应于X年X月X日前向我方交付货物，但截至本函发出之日，我方仍未收到贵方交付的货物，贵方已构成违约”。
- 违约造成的损失：说明因对方违约给你方造成的实际损失，如经济损失（包括直接损失和间接损失）、商誉损失等。损失计算应尽量合理、有依据，例如因对方延迟交货导致你方无法按时向下游客户交货，从而产生的违约金、赔偿金等。
- 要求违约方采取的措施：明确提出你方希望违约方采取的补救措施，如继续履行合同、采取补救措施（如更换货物、修理货物等）、赔偿损失等。同时，设定一个合理的期限，要求违约方在该期限内作出回应或采取行动，例如“请贵方在收到本函之日起X个工作日内，与我方联系协商解决方案，并在X个工作日内完成货物交付，否则我方将依法追究贵方的违约责任”。
- 法律后果告知：告知违约方若不履行义务将承担的法律后果，如支付违约金、赔偿全部损失、承担诉讼费用、律师费用等，以及你方将采取的法律措施，如提起诉讼、申请仲裁等。
- 结尾部分：函件结尾应写明发函方的名称、日期，并加盖公章（若为个人则签字）。
函件形式与发送
- 形式：函件可以采用书面形式，如信函、传真、电子邮件等。若采用信函方式，建议使用EMS等有邮寄凭证的快递方式，并保留好邮寄凭证；若采用电子邮件方式，应确保邮件发送成功，并保留好邮件发送记录。
- 发送对象：函件应发送给违约方的法定代表人、主要负责人或合同中约定的联系人。若不清楚具体联系人，可以发送给违约方的办公地址，并注明“转相关部门/负责人收”。
证据留存
- 发送函件后，应妥善留存函件的原件、邮寄凭证、电子邮件发送记录等证据，以备后续可能出现的诉讼或仲裁等法律程序使用。
在处理合同违约问题时，若情况复杂或涉及金额较大，建议随时向我咨询，以便更精准地维护你的合法权益。