个人借款不还时，公司下函需确保函件内容合法、明确、有针对性，并符合法律程序，才能有效维护公司权益。以下从函件内容、形式、发送方式三个角度详细说明如何撰写及发送有效的催款函：

1. 函件内容需合法、明确、有针对性

• 明确身份与债权关系：函件开头需清晰表明公司身份（名称、地址、联系方式），并说明与借款人的关系（如“您于XX年XX月XX日向我司借款XX元，借款合同编号为XX”），避免模糊表述。
• 列明欠款事实与金额：详细说明借款金额、利息（如有约定）、已还款情况（如有）、剩余欠款金额，并附上借款合同、转账记录等证据复印件（注明“复印件与原件一致”），增强说服力。
• 设定合理还款期限：明确要求借款人在收到函件后XX日内还款（如“请于收到本函后7日内归还全部欠款”），避免使用“尽快”“立即”等模糊表述。
• 告知违约后果：说明若未按时还款，公司将采取的法律措施（如起诉、申请财产保全、列入失信名单等），但需注意避免威胁、恐吓等违法表述。
• 提供还款方式：列明公司收款账户信息（开户行、账号、户名），或说明其他还款方式（如现金、第三方支付平台），方便借款人履行义务。

2. 函件形式需规范、正式

• 使用公司抬头纸：函件应打印在公司正式信纸上，加盖公司公章或合同专用章，确保形式合法。
• 标题明确：函件标题可写为“催款函”“律师函（若委托律师出具）”或“关于要求归还借款的函”，避免使用“警告函”“最后通牒”等可能引发争议的表述。
• 语言简洁、专业：避免情绪化表述，使用客观、中立的语言，如“我司多次催告未果，现再次郑重要求您履行还款义务”，而非“您恶意拖欠，必须立即还款”。
• 附上法律依据：若函件中提及法律后果，可简要引用相关法条（如《民法典》第六百七十五条关于借款人还款义务的规定），增强函件的权威性。

3. 发送方式需合法、有效

• 优先选择书面送达：通过EMS（邮政特快专递）寄送函件，并在邮寄面单上注明“催款函”及函件内容摘要，保留邮寄凭证（如签收记录、回执），证明借款人已收到。
• 补充电子送达：若借款人同意，可通过电子邮件、短信等方式发送函件扫描件或照片，但需注意保留发送记录（如截图、邮件发送成功回执）。
• 避免直接上门催讨：未经借款人同意，公司员工不得擅自进入其住所或工作场所催讨，否则可能涉嫌侵权（如非法侵入住宅罪、侵犯隐私权）。

4. 特殊情况处理

• 若借款人失联：可通过公告方式送达（如在省级以上报纸刊登催款公告），但需注意公告期限（通常为60日）及费用承担问题。
• 若借款金额较大或争议复杂：建议委托律师出具《律师函》，律师函需由执业律师签字并加盖律师事务所公章，法律效力更强。
• 若借款人拒不还款：公司可在函件中明确“若未在指定期限内还款，我司将立即向法院起诉”，并实际履行，避免函件沦为“纸面威胁”。

总结：公司下函催款需做到“内容合法、形式规范、送达有效”，才能最大限度维护自身权益。若借款人仍不履行，建议及时通过法律途径解决（如起诉、申请支付令）。如有具体案件或需要进一步协助，可直接向我咨询。