回款函的撰写需要兼顾法律效力与沟通技巧，以下是具体框架及要点说明，您可根据实际情况调整内容：

一、回款函核心结构

1. 标题
   直接点明文件性质，例如：
   《关于要求支付XX公司欠款的催告函》
   或
   《XX公司应收账款催款函》

2. 双方信息

   • 写明己方（债权人）全称、地址、联系方式
     
   • 写明对方（债务人）全称、地址、联系人及职务（如已知）

3. 事实陈述

   • 合同依据：明确双方签订的合同名称、编号、签订日期（例：“根据贵我双方于202X年X月X日签订的《XX采购合同》（合同编号：XXX）”）
     
   • 交易内容：简述交易标的（货物/服务）、数量、金额（例：“我方已按约交付XX产品，总价款为人民币XX元”）
     
   • 欠款事实：列明已付款金额、未付款金额、逾期时间（例：“截至本函出具日，贵司尚欠货款XX元，已逾期XX天”）

4. 法律依据与权利主张

   • 引用《民法典》第577条（违约责任）、第626条（付款义务）等条款，强调对方违约性质
     
   • 明确要求对方履行付款义务，并注明逾期将采取的法律措施（如诉讼、申请财产保全、主张违约金等）

5. 付款要求

   • 金额：大写+小写并列（例：“人民币壹拾万元整（￥100,000.00）”）
     
   • 期限：设定合理宽限期（例：“请于收到本函后5个工作日内支付”）
     
   • 方式：指定收款账户信息（开户行、账号、户名）

6. 结尾与送达

   • 写明“特此函告，望予重视”等措辞
     
   • 注明“本函一式两份，双方各执一份”
     
   • 留己方盖章/签字栏，并注明日期
     
   • 建议通过EMS邮寄（留存寄送凭证）或电子邮件（使用公司官方邮箱发送）

二、关键注意事项

1. 证据留存

   • 附上合同、送货单、对账单、发票等证明材料复印件（需加盖“与原件一致”章）
     
   • 若曾口头催款，可补充记录催款时间、对方承诺内容

2. 语气把控

   • 避免情绪化表述，保持专业客观（例：“为维护双方合作关系，我方暂未启动法律程序”）
     
   • 若对方恶意拖欠，可增加警示性语言（例：“逾期未付将依法追究贵司违约责任及赔偿损失”）

3. 后续跟进

   • 发送后3-5个工作日内电话确认对方是否收到
     
   • 记录对方反馈，如对方承诺付款，需补充书面确认（如邮件回复）

三、示例模板（节选）

XX公司：  
根据贵我双方于202X年X月X日签订的《XX服务合同》（合同编号：XXX），我方已按约完成XX服务，总价款为人民币XX元。贵司于202X年X月X日支付XX元后，剩余XX元至今未付（逾期XX天）。  

根据《民法典》第577条、第626条，贵司行为已构成违约。现郑重函告如下：  
1. 请于收到本函后5个工作日内支付欠款人民币XX元至以下账户：  
   开户行：XXX  
   账号：XXX  
   户名：XXX  
2. 逾期未付，我方将依法向法院提起诉讼，并主张逾期利息（按LPR计算）及维权费用。  

附件：1. 合同复印件 2. 对账单 3. 发票复印件  

XX公司（盖章）  
202X年X月X日  

如需进一步调整或补充细节，可直接告知我具体交易背景（如行业、欠款金额、争议焦点等），我会协助完善内容。