面对理发店声称“钱进系统了不能退”的情况，您不必过于担心，因为这并不意味着您的退款请求就无法得到解决。以下是一些详细且具有深度的建议，帮助您有效维护自己的合法权益：
一、与理发店再次协商
首先，我建议您再次与理发店负责人进行沟通。在沟通时，请保持冷静和礼貌，明确表达您的退款意愿，并提供相关证据，如消费记录、办卡凭证、支付记录等，以支持您的退款请求。您可以尝试与理发店达成一个退款协议，明确退款金额、退款方式以及退款时间等具体细节。同时，为了确保后续可能的法律需求，建议您保留好所有沟通记录，包括聊天记录、通话录音等。
二、向消费者协会投诉
如果与理发店的协商未能取得满意结果，您可以向当地的消费者协会投诉。消费者协会是专门维护消费者权益的组织，他们会介入调查，并协助您与理发店进行进一步沟通，以期达成合理的解决方案。在投诉时，请提供详尽的材料，包括您的消费记录、办卡凭证、沟通记录等，以便消协更好地了解情况并提供帮助。
三、向市场监管部门反映
除了消费者协会，您还可以选择向当地的市场监督管理部门举报理发店的违规行为。市场监管部门有权对商家的经营行为进行监督和管理，他们接到投诉后会展开调查，并根据调查结果依法对商家进行处理，包括督促其退款和可能的行政处罚。
四、寻求行业协会帮助
在某些地区，可能存在理发美容行业协会等组织。您可以向这些行业协会反映情况，利用其管理和约束会员单位的能力，推动理发店解决退款问题。行业协会的介入往往能够发挥有效的斡旋作用，帮助您更快地解决问题。
五、考虑法律途径
如果以上途径均无法解决问题，您还可以考虑通过法律手段来维护自己的权益。具体来说，您可以：
申请仲裁：如果您在办卡时签订的合同中包含了仲裁条款，那么您可以依据该条款向约定的仲裁机构申请仲裁。仲裁程序相对灵活高效，且仲裁裁决具有法律效力。
提起诉讼：如果其他方式均告无效，您可以向有管辖权的人民法院提起民事诉讼，要求理发店退还预付款并承担相应责任。在诉讼过程中，您需要准备充分的证据来支持自己的诉求，如合同、付款凭证、沟通记录等。
六、重要提醒
在办理理发店会员卡时，请务必仔细阅读合同或相关条款，特别是关于退款政策和条件的部分。如果理发店未按照约定提供服务或拒绝退款，请妥善保留所有相关证据，以便在后续的维权过程中使用。
综上所述，面对理发店声称“钱进系统了不能退”的情况，您有多种途径可供选择来维护自己的合法权益。请根据实际情况选择合适的方式，并坚持维护自己的权益。