关于您提到的“抱养小孩怎么和单位说明”的问题，这实际上涉及到两个层面：一是抱养小孩本身的法律程序和所需材料，二是如何以合适的方式向单位说明这一情况。以下我将分别进行详细解答。
一、抱养小孩的法律程序和所需材料
抱养小孩，无论是国内收养还是涉外送养，都需要遵循一定的法律程序和准备相应的材料。
国内收养
如果您打算收养非社会福利机构抚养的查找不到生父母的弃婴和儿童，根据《收养法》和《中国公民收养子女登记办法》，您需要准备以下材料并按照相应程序办理：
收养申请书：内容包括收养目的、不虐待、不遗弃和抚养教育被收养人健康成长的保证，以及被收养人来源经过的详细说明。该申请书需要由您的单位或村（居）委会盖章证明。
身份和婚姻状况证明：包括户口簿、身份证原件及复印件，以及结婚证（或离婚证、离婚判决书或调解书、丧偶证明、未婚证明）原件及复印件。
单位或村（居）委会证明：出具您本人婚姻状况、有无子女和抚养教育被收养人的能力等情况的证明。
计划生育部门证明：常住地计划生育部门出具的收养人生育情况、子女情况证明。
公安机关证明：公安机关出具的捡拾弃婴、儿童报案的证明。
旁证证明：发现或捡拾弃婴的当事人或收养人亲友2人以上出具的被收养人确系弃婴的证人的旁证证明。
健康检查证明：县以上医疗机构出具的收养人身体健康检查证明（半年内有效）。
不育证明：县以上医院出具的收养人不育证明（如适用）。
残疾证明：如果被收养人是残疾弃婴、儿童，还需要提供县以上医疗机构出具的残疾证明。
寻亲公告：在县以上地方报纸刊登查找弃婴、儿童生父母的寻亲公告（公告期60天）。
照片：包括收养人与被收养人的合影照片等。
办理程序通常包括提出申请、审查、受理、审核和批准等步骤，具体时限和收费标准可能因地区而异。
涉外送养
如果您考虑涉外送养，那么需要遵循民政部关于社会福利机构涉外送养工作的若干规定，这通常涉及更复杂的程序和更多的材料准备，包括但不限于被送养儿童的户籍证明、成长情况报告、体格检查表、照片等，以及省级人民政府民政部门的审查和公告等程序。不过，涉外送养通常是由社会福利机构作为送养人进行的，个人直接进行涉外送养的情况较为少见。
二、如何向单位说明抱养小孩的情况
在向单位说明抱养小孩的情况时，您可以采取以下步骤：
选择合适时机：找一个相对轻松、没有紧急工作任务的时机，与您的直接上级或人力资源部门进行沟通。
准备充分材料：虽然单位可能不需要您提供完整的收养材料，但准备一些基本的证明文件（如收养申请书、公安机关证明等）的复印件，以便在需要时展示，可以增加说明的可信度。
清晰表达意图：简洁明了地说明您打算抱养小孩的决定，以及这一决定对您个人和家庭的影响。强调您已经了解了相关的法律程序和责任，并会确保不影响工作。
讨论工作安排：如果可能的话，与单位讨论一下您抱养小孩后可能的工作安排调整，比如请假、远程工作等，以展示您对工作的责任感和规划。
保持开放沟通：在说明后，保持与单位的开放沟通，及时解答他们的疑问，并根据需要提供进一步的材料或信息。
总之，抱养小孩是一个重要的决定，需要您仔细考虑并遵循相关的法律程序。在向单位说明时，保持诚实、透明和负责任的态度，有助于建立良好的沟通和理解。希望这些信息能对您有所帮助。如果您有任何进一步的问题或需要更具体的指导，请随时咨询。