在行政案件中，当行政机关需要作出行政处罚决定前，若当事人不在场，行政机关仍需依法履行告知程序，以确保当事人的合法权益得到保障。以下是针对这一问题的详细解答：
一、告知义务与重要性
行政机关在作出行政处罚决定前，有明确的义务向当事人告知拟作出的行政处罚内容、事实、理由及依据，以及当事人依法享有的陈述、申辩、要求听证等权利。这一告知程序是行政执法过程中的重要环节，它关乎当事人的合法权益，也是确保行政处罚公正性、合法性的重要保障。
二、当事人不在场时的告知方式
书面告知：
- 当当事人不在场时，行政机关应通过书面形式（如行政处罚事先告知书）向当事人进行告知。
- 告知书应载明拟作出的行政处罚内容（包括处罚的种类、幅度等）、事实、理由及依据，以及当事人享有的陈述、申辩、要求听证等权利。
- 告知书应加盖行政机关印章，并注明日期，以确保其正式性和法律效力。
- 行政机关应通过合法方式（如邮寄、留置送达等）将告知书送达当事人，并保留送达证据。
口头告知的补充：
- 在某些特殊情况下，如当事人因故无法及时接收书面告知，且情况紧急需要立即告知时，行政机关可以尝试通过电话等口头方式向当事人进行初步告知。
- 但口头告知后，行政机关必须尽快补发书面告知书，并在相关执法文书中注明口头告知的情况及当事人的反馈意见。
- 口头告知不能替代书面告知的法律效力，行政机关应确保当事人最终能够收到并了解书面告知内容。
三、告知后的程序与保障
听取陈述和申辩：
- 无论当事人是否在场，行政机关在告知后都应给予其充分的机会陈述和申辩。
- 当事人可以通过书面或口头方式提出自己的观点和事实情况，说明不应被处罚或应从轻、减轻处罚的理由。
采纳合理意见：
- 行政机关应对当事人提出的事实、理由和证据进行细致复核。
- 如果当事人提出的事实、理由或证据成立，行政机关应当予以采纳，并根据实际情况调整或重新作出行政处罚决定。
保护申辩权利：
- 行政机关不得因当事人提出申辩而加重处罚，这是保障当事人合法权益的重要原则。
- 行政机关应确保当事人的申辩权利得到充分行使，避免因程序瑕疵导致行政处罚决定被撤销或宣告无效。
四、法律依据与遵循
- 行政机关在作出行政处罚决定前的告知程序，应严格遵循《中华人民共和国行政处罚法》等相关法律法规的规定。
- 这些法律法规明确规定了行政机关应履行的告知义务和程序要求，为行政机关的告知行为提供了坚实的法律依据和指导。
综上所述，当行政案件处罚前当事人不在场时，行政机关应通过书面告知（如行政处罚事先告知书）的方式向当事人进行告知，并确保告知内容的全面、准确。同时，行政机关应给予当事人充分的机会陈述和申辩，并保护其合法权益不受侵害。