履约保证金退回时间约定为3年，其合法性需结合具体情况分析，不能一概而论。以下从不同角度进行详细阐述：
一、合同约定优先原则
根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，合同双方当事人在不违反法律、行政法规的强制性规定，不违背公序良俗的前提下，可以自由约定合同的内容，包括履约保证金的退还时间。因此，如果合同中明确约定了履约保证金在验收后3年退还，且该约定不违反法律、行政法规的强制性规定，那么该约定是合法的。
二、履约保证金的性质与目的
履约保证金的主要目的是为了限制中标、成交供应商不全面履行与采购人订立的合同等行为，确保合同的顺利履行。在合同履行验收后，如果主权利、主义务已经履行完毕，如产品验收合格、款项交付等，那么履约保证金通常应当退还。如果将“三年免费维护升级”等后续服务期视为履约期，并据此约定履约保证金在3年后退还，可能并不符合履约保证金的初衷。因为此时主合同已经履行完毕，后续服务并不构成对主合同的履行义务。
三、退还期限的合理性
虽然合同双方可以自由约定退还期限，但该期限应当合理。如果退还期限过长，如3年，可能会给交付方带来不必要的资金占用成本，甚至可能构成对交付方权益的不当限制。在这种情况下，交付方可以与收取方协商缩短退还期限，或者通过法律途径主张自己的权益。
四、法律后果与风险提示
如果合同中的约定合法有效，那么双方应当严格遵守。如果收取方在约定的期限内未退还履约保证金，交付方有权通过法律途径主张退还，并可能要求收取方承担违约责任。
如果合同中的约定违反法律、行政法规的强制性规定，或者违背公序良俗，那么该约定可能被认定为无效。在这种情况下，交付方有权要求收取方立即退还履约保证金，并可能要求收取方承担相应的法律责任。
五、建议与操作
在签订合同时，双方应当明确履约保证金的退还条件和期限，并确保该约定合法有效。
在合同履行过程中，如果发生争议或者需要变更退还期限等情况，双方应当及时协商并签订补充协议。
如果收取方未按照约定退还履约保证金，交付方应当及时通过法律途径主张自己的权益，避免超过诉讼时效。
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