结论前置：在合同即将到期时，若您希望与租客协商长租并调整房租，可采取以下方式沟通，既符合法律规范，又能维护双方关系。

1. 提前书面通知，明确协商意图

根据《民法典》第七百三十四条，租赁期限届满，承租人继续使用租赁物，出租人未提出异议的，原租赁合同继续有效，但租赁期限为不定期。
建议操作：

• 在合同到期前30日（或按原合同约定）向租客发送书面通知，明确表达希望续签并调整租金的意愿。
  
• 通知中需载明：原合同到期时间、拟调整后的租金金额、调整依据（如市场行情、房屋维护成本等）、续签期限建议。
  
• 示例话术：
  > “尊敬的租客：您好！您与我方签订的房屋租赁合同将于XX年XX月XX日到期。考虑到当前市场租金水平及房屋维护成本，我方拟将续租租金调整为XX元/月（原租金XX元/月，涨幅XX%）。若您同意续租，请于XX年XX月XX日前回复，以便我们签订新合同。”

2. 提供合理调价依据，增强说服力

租金调整需有合理依据，避免被认定为“显失公平”或“恶意涨价”。
可参考的依据：

• 同地段市场租金：通过房产中介、租赁平台查询同类房屋租金水平，附上截图或报价单作为证据。
  
• 房屋维护成本：若近期对房屋进行了装修、设备更换等，可列出费用清单，说明租金调整的必要性。
  
• 通货膨胀因素：引用CPI（居民消费价格指数）数据，说明租金随物价上涨的合理性。
  

示例话术：

“根据XX房产平台数据，同地段、同户型房屋的月租金普遍在XX-XX元之间，我方提出的XX元/月已低于市场平均水平。此外，房屋近期更换了空调、热水器等设备，维护成本增加，故调整租金实属合理。”

3. 协商优先，保留灵活空间

若租客对调价有异议，可提出折中方案，如：

• 分阶段调价：首年小幅上涨，后续根据市场情况再调整。
  
• 延长租期换优惠：若租客同意签订2年及以上合同，可适当降低首年涨幅。
  
• 附加服务：提供免费维修、网络费用补贴等，抵消部分租金上涨。
  

示例话术：

“我方理解您对租金调整的顾虑，若您能签订2年合同，首年租金可维持XX元/月，第二年再调整至XX元/月。此外，我方将承担房屋日常维修费用，您看是否可行？”

4. 签订书面补充协议，避免纠纷

若双方达成一致，务必签订书面补充协议或新合同，明确以下内容：

• 续租期限、租金金额及支付方式；
  
• 租金调整机制（如是否每年按比例上涨）；
  
• 违约责任（如租客提前解约、出租方提前收房的赔偿标准）。
  

法律依据：
根据《民法典》第四百七十条，租赁合同的内容应包括租赁期限、租金及其支付期限和方式等条款。口头约定可能因证据不足导致纠纷。

5. 若协商不成，依法处理

若租客拒绝续租或调价，您需：

• 到期收回房屋：合同到期后，租客无权继续占用房屋，您可要求其搬离。
  
• 留存证据：若租客拒不搬离，可通过拍照、录像、发送催告函等方式留存证据，后续可通过诉讼或申请强制执行解决。
  

总结：与租客协商长租调价时，关键在于提前沟通、提供依据、灵活协商、书面确认。若您在操作过程中遇到具体问题（如租客拒绝沟通、调价幅度争议等），可直接向我咨询，我会结合实际情况提供更详细的解决方案。