在对方违约的情况下，委婉地发函给他，既要表达出己方对于违约事实的关注与不满，又要保持一定的礼貌和克制，为后续可能的协商或法律程序留下空间。以下是一些建议及示例：
一、发函前的准备
明确违约事实：
- 在发函前，务必确保已经掌握了对方违约的确切证据，如合同条款、往来邮件、聊天记录、交货单等。
- 对违约事实进行清晰、准确的描述，避免模糊或夸大其词。
确定发函目的：
- 明确发函的主要目的，是要求对方继续履行合同、赔偿损失，还是解除合同并追究违约责任。
- 根据目的，调整函件的语气和内容，确保既表达出己方立场，又为后续协商留下余地。
二、委婉发函的示例及要点
示例函件：
尊敬的[对方公司/个人名称]：
您好！
我方与贵方于[合同签订日期]签订了[合同名称及编号]，双方本应本着诚实信用、互利共赢的原则共同履行。然而，近期我方发现贵方在合同履行过程中存在[具体违约行为，如未按时交货、交货质量不符合约定等]的情况，这已对我方的正常经营造成了[具体影响，如生产延误、客户投诉等]。
我方深知商业合作中难免会遇到各种挑战和困难，也愿意与贵方共同面对并寻求解决方案。因此，我方特此致函，希望贵方能够：
- 确认违约事实：请贵方对违约行为进行核实，并书面回复我方确认情况。
- 提出解决方案：请贵方在确认违约事实后，提出具体的解决方案，包括但不限于继续履行合同、赔偿损失等。
- 设定回复期限：为避免影响双方合作的进一步发展，请贵方在收到本函后[具体天数，如7个工作日]内给予书面回复。
我方始终珍视与贵方的合作关系，也相信通过双方的共同努力，能够克服当前的困难，实现互利共赢。期待贵方的积极回应和合作。
此致
敬礼！
[己方公司/个人名称]
[发函日期]
要点解析：
语气委婉：
- 使用“尊敬的”、“您好”等礼貌用语，营造和谐的沟通氛围。
- 避免使用过于强硬或指责性的语言，如“你方严重违约”、“必须立即赔偿”等。
描述清晰：
- 对违约事实进行具体、清晰的描述，避免模糊或笼统的表达。
- 说明违约行为对己方造成的具体影响，增强说服力。
提出期望：
- 明确表达己方的期望和要求，如确认违约事实、提出解决方案等。
- 设定合理的回复期限，体现己方的诚意和效率。
留有余地：
- 强调双方合作的共同利益和长远发展，为后续协商留下空间。
- 避免将函件写成“最后通牒”或“宣战书”，以免激化矛盾。
三、后续行动建议
保持沟通：
- 在发函后，保持与对方的沟通渠道畅通，及时了解对方的回复和态度。
- 根据对方的回复，调整己方的策略和行动。
准备法律程序：
- 如果对方拒绝回应或无法达成满意的解决方案，应做好通过法律程序维护己方权益的准备。
- 收集并整理相关证据，咨询专业律师（当然，您可以直接向我咨询），制定详细的诉讼或仲裁策略。
如有任何法律问题或需要进一步的帮助，请随时向我咨询。