在合同纠纷中，当一方出现违约行为时，通常并不是由某个特定的“部门”来发函给当事人，而是由守约方根据合同约定或法律规定，自行或委托律师向违约方发送违约告知函等相关法律文件。以下是对这一问题的详细分析：

1. 违约告知函的发送主体：

   • 违约告知函一般由守约方发送。在合同履行过程中，如果一方发现另一方存在违约行为，守约方有权根据合同约定或法律规定，向违约方发送违约告知函，要求其继续履行合同、采取补救措施或赔偿损失等。
   • 守约方也可以选择委托律师发送违约告知函。律师作为专业的法律人士，能够更准确地把握法律条款和合同约定，为守约方提供更有效的法律支持。

2. 违约告知函的内容与目的：

   • 违约告知函通常包含违约事实的描述、违约责任的认定以及守约方的要求等内容。其目的在于明确违约方的违约行为，要求其承担相应的违约责任，并促使双方尽快解决纠纷。

3. 法律途径与部门：

   • 如果违约方在收到违约告知函后仍未履行合同义务或承担违约责任，守约方有权向当地的区县级法院提起民事诉讼，要求法院判决违约方承担相应的法律责任。
   • 在此过程中，法院作为独立的司法机关，将根据双方提供的证据和法律规定，对纠纷进行审理并作出判决。但法院本身并不会主动发函给违约方，而是由守约方通过法律程序向法院提起诉讼，由法院依法进行审理。

4. 建议与注意事项：

   • 在发送违约告知函前，守约方应仔细审查合同条款和法律规定，确保自己的要求合法合理。
   • 如果可能的话，守约方可以与违约方进行协商，尝试通过友好方式解决纠纷。
   • 如果协商无果，守约方应及时采取法律措施，维护自己的合法权益。

综上所述，合同违约时并不是由某个特定的“部门”来发函给当事人，而是由守约方根据合同约定或法律规定自行或委托律师发送违约告知函等相关法律文件。如果违约方未履行义务或承担责任，守约方有权向法院提起诉讼。如有任何合同纠纷方面的法律问题，可以直接向我咨询。