当所属教职工被征为外部董事时，所属单位通常需要办理一系列手续以确保教职工的兼职行为符合规定，并保障其能够顺利履行外部董事的职责。以下是一般情况下所属单位可能需要办理的手续：
一、了解并确认相关政策与规定
查阅政策文件：
- 所属单位应首先查阅与教职工兼职、外部董事任职相关的政策文件、法律法规以及公司章程等，确保了解并遵守所有相关规定。
确认资格条件：
- 根据政策要求，确认教职工是否符合担任外部董事的资格条件，包括但不限于政治素质、职业操守、工作经验、年龄限制等。
二、内部审批与同意
教职工申请：
- 教职工应向所属单位提出担任外部董事的申请，并附上相关证明材料，如个人简历、职业资格证书等。
单位审批：
- 所属单位应对教职工的申请进行审批，考虑其工作表现、教学任务安排、兼职对单位工作的影响等因素。
- 如审批通过，单位应出具同意教职工兼职担任外部董事的书面意见。
三、办理兼职备案或审批手续
向上级主管部门备案或审批：
- 根据相关规定，所属单位可能需要将教职工兼职担任外部董事的情况向上级主管部门备案或审批。
- 备案或审批时，应提交教职工的申请、单位同意意见、外部董事任职企业的相关信息等材料。
签订兼职协议：
- 教职工与外部董事任职企业应签订兼职协议，明确双方的权利义务、兼职期限、薪酬待遇等事项。
- 所属单位应了解并监督兼职协议的签订情况，确保协议内容符合规定且对教职工有利。
四、后续管理与监督
定期报告：
- 教职工应定期向所属单位报告其在外部董事任职企业的工作情况，包括出席会议情况、发表意见情况等。
监督与考核：
- 所属单位应对教职工的兼职行为进行监督与考核，确保其不影响本单位工作且能够履行外部董事的职责。
- 如发现教职工存在违规行为或无法履行职责的情况，所属单位应及时采取措施予以纠正或终止其兼职。
档案管理：
- 所属单位应建立教职工兼职担任外部董事的档案管理制度，妥善保管相关材料和记录。
五、注意事项
遵守法律法规：
- 所属单位和教职工在办理兼职手续时应严格遵守相关法律法规和政策规定，确保兼职行为的合法性和合规性。
保护单位利益：
- 教职工在兼职担任外部董事时应充分保护所属单位的利益，避免发生利益冲突或损害单位利益的行为。
保持沟通与协调：
- 所属单位与教职工、外部董事任职企业之间应保持沟通与协调，及时解决可能出现的问题和矛盾。
综上所述，当所属教职工被征为外部董事时，所属单位需要办理一系列手续以确保兼职行为的合法性和合规性，并保障教职工能够顺利履行外部董事的职责。