当职务侵占行为未达到刑事立案标准时，虽然不构成犯罪，但仍可以通过民事和行政途径进行处理。以下是对此情况的详细解答：
一、民事处理途径
提起诉讼：被侵占单位可以依据《民法典》的相关规定，以不当得利或侵权为由，向人民法院提起民事诉讼。要求行为人返还侵占的财物，并赔偿因侵占行为给单位造成的损失。
协商赔偿：在提起诉讼之前，双方也可以尝试进行协商，达成赔偿协议并履行，以妥善化解纠纷。如果协商不成，再诉诸法律途径。
二、行政处理途径
内部处分：单位可以根据自身的规章制度，对涉事员工进行纪律处分，如警告、记过、罚款、降职、辞退等。这既是为了维护公司的正常管理秩序，也是对其他员工的一种警示。
治安处罚：如果职务侵占行为违反了《治安管理处罚法》，公安机关可以根据具体情节，对行为人给予治安处罚，如行政拘留、罚款等。这通常适用于那些虽未达到刑事立案标准，但情节较为严重、影响较恶劣的侵占行为。
三、证据收集与保留
在处理职务侵占行为时，无论是通过民事还是行政途径，证据的收集与保留都至关重要。单位应当注重收集和保留相关证据，如侵占行为的记录、财物的流向、涉事员工的陈述等，以便在需要时提供有力的证明。
四、退赃的处理
如果行为人主动退赃，这通常被视为一种积极的悔罪表现，并可能在后续的处理中得到一定的从轻或减轻处罚。退赃的同时，行为人还应如实交代侵占财物的具体情况，积极配合司法机关的调查工作。
综上所述，对于职务侵占行为未达到刑事立案标准的情况，单位可以通过民事和行政途径进行处理。在处理过程中，应注重证据的收集与保留，并根据具体情况采取相应的法律措施，以维护自身的合法权益和社会经济秩序。