医院私自拿职工证件办理分院的行为，通常是违法的，且可能涉及多重法律责任。以下从不同角度为您详细分析：
一、从民事法律关系角度
侵犯个人权益：
- 职工证件，如身份证、职业资格证等，属于个人隐私和财产的一部分，受到法律保护。医院未经职工同意，私自使用其证件办理分院，侵犯了职工的姓名权、隐私权等民事权益。
- 根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，任何组织或者个人不得以刺探、侵扰、泄露、公开等方式侵害他人的隐私权。医院的行为显然违反了这一规定。
可能构成无权代理：
- 如果医院以职工的名义进行分院注册等法律行为，而职工并未授权，那么医院的行为可能构成无权代理。无权代理行为在未经被代理人追认的情况下，对被代理人不发生法律效力，且可能由行为人承担民事责任。
二、从行政法律关系角度
违反行政管理规定：
- 医院在办理分院时，需要遵守相关的行政管理规定，如提交真实的注册资料、遵守审批程序等。私自使用职工证件办理分院，可能构成提供虚假材料或违反审批程序的行为，从而受到行政处罚。
- 具体的行政处罚可能包括罚款、吊销营业执照、责令停业整顿等，具体取决于违法行为的性质和严重程度。
可能涉及欺诈行为：
- 如果医院在办理分院过程中，故意隐瞒或虚构事实，以骗取行政机关的批准或登记，那么这种行为可能构成欺诈。欺诈行为不仅可能受到行政处罚，还可能涉及刑事责任。
三、从刑事法律关系角度（如情节严重）
- 可能构成犯罪：
- 如果医院私自使用职工证件办理分院的行为情节严重，如涉及大量资金、造成重大损失或社会影响恶劣等，那么这种行为可能构成犯罪。具体的罪名可能包括诈骗罪、伪造、变造、买卖国家机关公文、证件、印章罪等。
- 根据《中华人民共和国刑法》的相关规定，犯罪行为将受到严厉的刑事处罚，包括有期徒刑、拘役、罚金等。
四、法律建议
职工应如何维权：
- 如果职工发现医院私自使用其证件办理分院，应立即向医院提出异议，并要求医院停止侵权行为。
- 职工还可以向相关行政机关投诉或举报医院的违法行为，要求行政机关进行调查和处理。
- 如果职工因此遭受了经济损失或精神损害，还可以向法院提起民事诉讼，要求医院承担赔偿责任。
医院应如何避免法律风险：
- 医院在办理分院时，应严格遵守相关的法律法规和行政管理规定，确保提交的注册资料真实、合法、有效。
- 医院应尊重职工的权益和意愿，未经职工同意不得私自使用其证件进行任何法律行为。
- 医院还应加强内部管理，建立健全的规章制度和审批流程，防止类似违法行为的再次发生。
总结来说，医院私自拿职工证件办理分院的行为是违法的，且可能涉及多重法律责任。职工应积极维护自己的权益，医院也应加强内部管理以避免法律风险。如果您或您身边的同事遇到了类似的问题，可以直接向我咨询，我会根据您的具体情况提供更详细的法律建议。