用人单位了解员工是否在职，通常可以通过以下几种途径和方式进行核实与确认：

一、入职审查与在职核查

1. 入职审查：在招聘新员工时，用人单位会要求应聘者提供相关的个人信息和证明文件，如身份证、学历证书、工作经历证明等。同时，对于特定行业（如与未成年人密切接触的行业），用人单位还需对应聘者是否存在性侵害等违法犯罪记录进行审查，这通常通过要求应聘者如实报告并可能向公安机关进行核实来完成。

2. 在职核查：对于已经在职的员工，用人单位也会定期或不定期地进行核查，以确保员工信息的准确性和完整性。这种核查可能包括员工的工作表现、考勤记录、合同续签情况等，同时也可能涉及对员工个人信息的再次确认，如通过要求员工更新个人信息或提供新的证明文件等方式。

二、劳动合同与社保记录

1. 劳动合同：劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系的重要凭证。通过查看劳动合同，用人单位可以确认员工是否在职、合同期限、工作内容、薪资等关键信息。

2. 社保记录：用人单位为员工缴纳社会保险是法定义务。通过查询员工的社保缴纳记录，用人单位可以确认员工是否在职以及缴纳社保的连续性。如果员工离职，其社保缴纳记录通常会中断或转移至新单位。

三、内部管理系统与考勤记录

1. 内部管理系统：许多用人单位都建立了内部管理系统，用于记录员工的基本信息、工作表现、考勤情况等。通过查询内部管理系统，用人单位可以实时了解员工的在职状态和工作情况。

2. 考勤记录：考勤记录是反映员工出勤情况的重要依据。通过查看考勤记录，用人单位可以确认员工是否按时出勤、是否存在旷工或迟到早退等情况，从而间接判断员工是否在职。

四、直接沟通与确认

在必要时，用人单位也可以直接与员工进行沟通，确认其在职状态。这种沟通可以通过面谈、电话、邮件等方式进行，旨在了解员工的最新工作情况和计划，以及确认员工是否继续在职。

五、法律与制度保障

此外，用人单位还可以依据相关法律法规和内部制度来保障对员工在职状态的准确了解。例如，通过制定明确的离职流程和规定，要求员工在离职时提交书面离职申请并办理相关手续，从而确保用人单位能够及时掌握员工的离职信息。

总结与建议：

用人单位了解员工是否在职是一个综合性的过程，涉及多个方面和途径。为了确保信息的准确性和及时性，用人单位应建立完善的入职审查、在职核查、劳动合同管理、社保缴纳、内部管理系统和考勤记录等制度，并加强与员工的直接沟通与确认。同时，用人单位也应遵守相关法律法规和内部制度，保障员工的合法权益和隐私。