若工程项目收取居间费但最终未成交，是否需要退还居间费或承担其他责任，需根据居间合同的具体约定、居间人是否完成居间义务以及法律规定综合判断。以下是具体分析：

1. 合同有明确约定时，按约定处理
   若居间合同中明确约定了“未成交时居间费的退还规则”（如全额退还、部分退还、不退还等），则双方应按合同履行。例如：

   • 合同约定“若委托人未与第三方签订合同，居间人需退还全部费用”，则居间人需退还；
     
   • 合同约定“无论是否成交，居间费均不予退还”，则委托人可能无权要求退还（但需注意该条款是否显失公平或违反法律强制性规定）。
     

2. 合同无约定或约定不明时，需判断居间人是否完成义务
   根据《民法典》第九百六十三条，居间人促成合同成立的，委托人应支付报酬；未促成的，居间人可请求支付必要费用（如实际支出的交通费、差旅费等），但无权要求支付报酬。

   • 若居间人未完成义务（如未提供有效信息、未协助谈判等），委托人有权要求退还全部或部分居间费；
     
   • 若居间人已完成主要义务（如已促成委托人与第三方签订意向书，但最终因委托人原因未成交），居间人可能有权要求支付部分费用（如实际支出），但需举证证明。
     

3. 特殊情形：居间人存在过错或欺诈
   若居间人存在故意隐瞒重要信息、提供虚假信息、与第三方串通等行为，导致合同未成立或被撤销，委托人不仅可要求退还居间费，还可主张赔偿损失（如因居间人过错导致的差价损失、诉讼费用等）。

建议：

• 委托人：若认为居间人未履行义务或存在过错，可收集证据（如聊天记录、合同文本、付款凭证等）与居间人协商退费；协商不成可向法院起诉。
  
• 居间人：若已履行义务，需保留证据（如工作记录、沟通记录等）证明自身无过错；若合同未约定退费规则，可主张实际支出费用。
  

提示：居间合同纠纷中，证据是关键。无论是委托人还是居间人，均需在合同履行过程中保留书面记录，避免口头约定。若对合同条款或责任划分有疑问，可直接向我咨询具体法律问题。