核心结论：甲方在发现乙方提供的材料不合格时，应撰写一份正式、清晰且具有法律效力的说明文件。以下是一份说明文件的撰写指南及示例内容。

撰写指南：

1. 标题与称谓：

   • 标题应明确反映文件性质，如“关于乙方提供材料不合格的说明”。
   • 称谓应准确指向乙方，如“致[乙方公司名称]”。

2. 正文内容：

   • 引言：简要说明甲方与乙方之间的合同关系及材料供应的背景。
   • 不合格事实描述：详细、具体地描述乙方提供的材料存在哪些不合格之处，包括但不限于质量、规格、数量、性能等方面的缺陷。应附上相关证据，如检验报告、照片、视频等。
   • 不合格影响分析：阐述不合格材料对甲方生产、项目进度、成本等方面造成的具体影响。
   • 要求与期望：明确提出甲方对乙方的要求，如更换合格材料、赔偿损失、承担违约责任等。同时，表达甲方希望乙方采取积极措施解决问题的期望。
   • 法律依据与合同条款引用：引用相关法律法规及合同中的具体条款，以支持甲方的立场和要求。

3. 结尾与签署：

   • 结尾部分应表达甲方对乙方积极回应的期待，并保留进一步采取法律措施的权利。
   • 签署部分应包括甲方公司名称、签署人姓名、职务及签署日期。

示例内容：

关于乙方提供材料不合格的说明

致[乙方公司名称]：

我司与贵司于[合同签订日期]签订了[合同名称及编号]，约定贵司向我司提供[材料名称及规格]。然而，在近期对贵司提供的材料进行检验时，我司发现存在以下不合格情况：

1. 质量不合格：经[检验机构名称]检验，贵司提供的材料[具体质量问题描述，如强度不足、成分超标等]，不符合合同约定的质量标准及国家相关标准。

2. 规格不符：贵司提供的材料尺寸与合同约定的规格存在偏差，导致无法直接用于我司生产。

上述不合格材料已对我司生产造成严重影响，具体表现为：

• 生产进度受阻，导致订单交付延迟；
• 需额外投入人力、物力进行材料筛选、处理或更换；
• 可能面临客户索赔及信誉损失。

鉴于此，我司特向贵司提出以下要求：

1. 贵司应立即停止供应不合格材料，并在[具体期限]内更换为符合合同约定及国家标准的合格材料；

2. 贵司应承担因材料不合格给我司造成的全部损失，包括但不限于生产延误损失、额外投入成本、客户索赔等；

3. 贵司应按照合同约定承担违约责任，并采取有效措施防止类似情况再次发生。

我司此要求基于《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，以及双方签订的合同中的具体条款。望贵司能够认真对待，积极回应，并尽快采取措施解决问题。否则，我司将保留进一步采取法律措施的权利。

特此说明。

[甲方公司名称]

签署人：[签署人姓名]

职务：[签署人职务]

签署日期：[签署日期]

请根据实际情况调整上述示例内容，以确保其符合具体案件的事实和法律要求。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。