当员工离职时，公司应当为其开具一份正式的离职证明文件，这是根据《劳动合同法》及相关法规的明确要求。以下是对离职证明文件的详细解答：

一、离职证明的法律要求

根据《劳动合同法》第五十条的规定，用人单位在解除或者终止劳动合同时，必须出具解除或者终止劳动合同的证明，也就是我们通常所说的离职证明。这份证明是劳动者进行失业登记、申领失业保险金以及再次求职时的重要依据。

二、离职证明的内容

离职证明应当包含以下关键信息：

1. 劳动合同期限：明确劳动者与用人单位签订的劳动合同的起止日期。
2. 解除或终止劳动合同的日期：准确记录劳动合同解除或终止的具体日期。
3. 工作岗位：说明劳动者在用人单位所担任的职位或岗位。
4. 在本单位的工作年限：计算并注明劳动者在用人单位的工作时长。

虽然法律并未明确要求离职证明中必须写明离职原因，但根据《广东省失业保险条例》等地方性法规，如果劳动者需要申领失业保险金，离职证明中应如实写明离职原因，且该原因需属于“非本人意愿中断就业”的情形，才符合申领条件。

三、离职证明的开具时间与形式

1. 开具时间：离职证明应当在劳动合同解除或者终止的同时开具。如果劳动者已经离开单位，用人单位可以通过书面通知的方式告知其领取离职证明。
2. 形式要求：离职证明必须采取书面形式，以便劳动者进行登记或存档。同时，用人单位在向劳动者出具离职证明后，应确保有劳动者的签收记录，以避免未来可能出现的纠纷。

四、离职证明的重要性

离职证明对于劳动者来说具有重要意义。它不仅是劳动者进行失业登记的必备条件，也是劳动者再次求职时向新用人单位证明自己与原用人单位劳动关系已经终结的重要文件。如果用人单位未按照法律规定出具离职证明，可能会给劳动者带来失业待遇损失或求职受阻等不利影响，并可能因此承担赔偿责任。

综上所述，当员工离职时，公司应当依法为其开具一份包含劳动合同期限、解除或终止日期、工作岗位及工作年限等关键信息的离职证明文件。如果劳动者需要申领失业保险金，离职证明中还应如实写明离职原因。