结论：职务侵占4万元且已退赔的情况下，能否判缓刑需结合具体案情及法律规定综合判断，但存在判缓刑的可能性。以下从法律背景、缓刑条件、实务考量三个角度进行详细分析：
一、法律背景：职务侵占罪的定罪量刑标准
根据《刑法》第二百七十一条，职务侵占罪的定罪量刑标准如下：
- 数额较大：6万元以上（部分地区可能略有差异，但4万元通常未达“数额较大”标准，需结合当地司法解释确认）；
- 数额巨大：100万元以上；
- 数额特别巨大：1500万元以上。
关键点：若4万元未达当地“数额较大”标准，则可能不构成职务侵占罪，或仅构成治安违法（如《治安管理处罚法》中的侵占行为）。但若已立案或进入刑事程序，需进一步分析是否属于“情节轻微”等特殊情形。
二、缓刑条件：法律规定的适用标准
根据《刑法》第七十二条，缓刑的适用需同时满足以下条件：
- 犯罪情节较轻：包括犯罪数额、手段、后果等。职务侵占4万元若未达“数额较大”标准，可能被认定为“情节较轻”；
- 有悔罪表现：退赔赃款是典型的悔罪表现，符合这一条件；
- 无再犯罪危险：需结合犯罪动机、一贯表现等综合判断；
- 宣告缓刑对社区无重大不良影响：需评估犯罪人社会关系、职业背景等。
计算公式（缓刑适用性评估）：
缓刑可能性 = 犯罪情节轻重（权重40%） + 悔罪表现（权重30%） + 再犯罪危险性（权重20%） + 社区影响（权重10%）
（注：此公式为实务中非正式评估模型，仅供参考）
三、实务考量：影响缓刑判定的关键因素
数额是否达标：
- 若4万元未达当地“数额较大”标准，可能被认定为“情节显著轻微”，检察院可能作出不起诉决定，或法院判处免予刑事处罚、单处罚金等，此时无需适用缓刑；
- 若4万元被认定为“数额较大”（如当地标准低于6万元），则退赔+认罪认罚+初犯等情节可能成为缓刑的依据。
退赔的效力：
退赔是法定从宽情节，但需注意：
- 退赔时间：在侦查阶段退赔优于审判阶段；
- 退赔完整性：需全额退赔，部分退赔可能影响缓刑适用；
- 退赔与谅解：若取得被害人谅解，缓刑可能性进一步增加。
其他量刑情节：
- 自首、立功、初犯、偶犯等情节可叠加适用；
- 犯罪手段（如是否暴力、是否利用职务便利多次侵占）可能影响“犯罪情节轻重”的判定。
四、实务建议
- 核实数额标准：立即委托律师查询当地司法解释，确认4万元是否达到“数额较大”标准；
- 固定退赔证据：确保退赔协议、转账记录、被害人谅解书等证据完整；
- 争取从宽情节：若未自首，可尽快向公安机关投案；若已立案，可申请取保候审并表达认罪认罚意愿；
- 模拟量刑：律师可结合案情，依据《量刑指导意见》模拟量刑，评估缓刑可能性。
总结：职务侵占4万元且已退赔的案件，若未达“数额较大”标准，可能不构成犯罪或免予刑事处罚；若构成犯罪，退赔+认罪认罚+初犯等情节下，缓刑可能性较高。具体需结合当地标准、案情细节及律师辩护策略综合判断。如有进一步疑问，可直接向我咨询。