在医美退费问题的行政调解中，当事人并非必须亲自到场，但需满足一定条件或履行相应手续。具体分析如下：

1. 行政调解的基本原则与到场要求
   行政调解是行政机关基于当事人申请或职权，居中协调纠纷的柔性解决方式。根据《市场监督管理投诉举报处理暂行办法》第十六条，鼓励投诉人与被投诉人通过现场调解解决争议。但“鼓励”不等于“强制”，若当事人因客观原因（如异地、健康问题等）无法到场，可通过书面委托、视频会议等方式参与调解，或由代理人代为出席。

2. 可不到场的例外情形

   • 委托代理：当事人可签署授权委托书，明确代理人权限（如提交证据、参与协商、签署调解协议等），由代理人代为到场。
     
   • 线上调解：部分地区市场监管部门支持通过“全国12315平台”或地方政务APP进行线上调解，当事人可通过视频、语音等方式参与。
     
   • 书面意见：若纠纷事实清晰、证据充分，当事人可提交书面陈述意见，由调解人员转达并记录在案。

3. 不到场可能面临的后果

   • 调解程序终止风险：若当事人无正当理由拒不到场且未委托代理，调解人员可能依据《市场监督管理投诉举报处理暂行办法》第二十一条，终止调解并告知当事人通过诉讼、仲裁等其他途径解决。
     
   • 举证责任加重：不到场可能导致当事人无法直接回应对方主张或补充证据，需承担举证不力的法律风险。

4. 实务建议

   • 提前沟通：向调解机构说明无法到场的原因，协商替代方案（如延期、线上调解）。
     
   • 完善委托手续：若委托代理，需确保授权委托书内容明确、签字真实，避免因权限争议影响调解效力。
     
   • 保留证据：通过邮件、短信等方式固定调解过程中的关键信息（如对方承诺、调解方案），以备后续维权使用。

总结：行政调解以自愿、高效为原则，当事人可根据实际情况选择到场方式，但需主动与调解机构沟通并履行必要手续，避免因程序瑕疵影响退费诉求的实现。若遇到具体操作问题，可进一步向我咨询。