行政机关作出不予行政许可的决定时，必须采用书面形式通知申请人。这是基于保障申请人知情权和确保行政决定正式性、可追溯性的法律要求。以下从不同角度详细分析：

1. 法律依据：

   • 根据《中华人民共和国行政许可法》第三十二条的规定，行政机关在受理行政许可申请时，若申请事项依法不需要取得行政许可，或不属于本行政机关职权范围，应当即时作出不予受理的决定，并书面告知申请人不受理的理由及应向有权限的行政机关提出申请。
   • 同时，该法第三十八条也明确规定，行政机关依法作出不予行政许可的书面决定的，应当说明理由，并告知申请人享有依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利。

2. 书面通知的必要性：

   • 保障申请人知情权：书面通知能够确保申请人准确、全面地了解行政机关的决定及其理由，从而有效维护其合法权益。
   • 确保行政决定的正式性：书面形式具有更高的法律效力和正式性，能够作为行政机关作出决定的直接证据，便于后续的法律监督和审查。
   • 便于后续行动：申请人收到书面通知后，可以根据通知内容决定是否申请行政复议或提起行政诉讼，从而及时维护自己的权益。

3. 实际操作中的注意事项：

   • 及时出具：行政机关应当在作出不予行政许可决定后，及时出具书面通知，避免延误申请人的后续行动。
   • 内容明确：书面通知应当明确说明不予行政许可的理由、依据以及申请人享有的救济途径，确保申请人能够充分理解并作出相应反应。
   • 加盖印章和注明日期：书面通知应当加盖本行政机关专用印章并注明日期的书面凭证，以确保其正式性和可追溯性。

4. 法律后果：

   • 如果行政机关未按照法律规定出具书面通知，可能构成程序违法，申请人有权依法申请行政复议或提起行政诉讼，要求行政机关承担相应的法律责任。

举例说明：假设某企业向某行政机关申请一项经营许可，但该行政机关认为该企业不符合申请条件，决定不予许可。在此情况下，该行政机关必须出具书面通知，明确说明不予许可的理由、依据以及企业享有的救济途径。如果行政机关仅口头告知而不出具书面通知，企业有权依法要求行政机关出具书面决定，并可能因此提起行政复议或行政诉讼。

综上所述，行政机关在作出不予行政许可的决定时，必须采用书面形式通知申请人，以确保申请人的知情权得到充分保障，并维护行政决定的正式性和可追溯性。如果您在行政许可方面遇到任何问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。