当担保人发生合并时，债权人发函的核心目的是确认债务承担主体、保障债权实现，并留存书面证据。以下是具体操作建议：

1. 发函前需确认的关键信息

• 合并类型：需明确是吸收合并（如A公司吸收B公司，B公司注销）还是新设合并（如A、B公司合并为C公司，A、B均注销）。合并类型直接影响债务承接主体。
• 债务承接协议：根据《公司法》第174条，合并各方应签订合并协议，并编制资产负债表及财产清单。债权人需通过公开渠道（如国家企业信用信息公示系统）或直接要求合并方提供协议，确认原担保债务的承接主体。
• 通知义务履行情况：根据《民法典》第67条，公司合并应当自作出合并决议之日起10日内通知债权人，并于30日内在报纸上公告。若债权人未收到通知，可要求合并方补充通知，并保留主张赔偿的权利。

2. 发函对象与内容要点

• 发函对象：
  • 若为吸收合并，发函对象为存续公司（吸收方）；
  • 若为新设合并，发函对象为新设公司；
  • 若合并方未明确债务承接主体，可同时向合并各方发函，要求书面确认。
• 函件核心内容：
  1. 身份与债权说明：写明债权人名称、原担保合同编号、担保金额、担保方式（如保证、抵押等）及主债务履行期限；
  2. 合并事实确认：引用合并方公告或协议内容，说明合并类型、生效时间及债务承接主体；
  3. 要求明确担保责任：
     • 要求承接方书面确认继续承担原担保责任（包括担保范围、方式、期限等）；
     • 若原担保为保证，需明确是连带责任保证还是一般保证；
     • 若涉及抵押/质押，要求办理担保物权变更登记；
  4. 设置回复期限：建议设定10-15个工作日的回复期限，逾期未回复视为默认承担担保责任；
  5. 法律后果告知：明确若承接方拒绝承担担保责任，债权人将依法主张权利（包括诉讼、申请财产保全等）。

3. 函件形式与送达要求

• 形式：建议采用EMS邮寄（留存邮寄凭证）或公证送达，确保函件送达的证据效力；
• 附件：附上原担保合同复印件、合并公告截图、债务承接协议（如有）等证明材料；
• 跟进：若函件被拒收或未回复，可再次发函并留存证据，必要时直接起诉要求确认担保责任。

4. 特殊情形处理

• 合并方未履行通知义务：根据《公司法》第204条，债权人可要求合并方赔偿因未通知导致的损失（如利息、诉讼费等）；
• 承接方否认担保责任：若承接方以“合并协议未约定”为由拒担责任，债权人可主张根据《民法典》第67条，合并后的法人承继原法人权利义务，担保责任属于法定承继范围；
• 担保物权变更登记：若原担保为抵押/质押，需督促承接方办理变更登记，否则可能影响优先受偿权。

示例函件框架（以吸收合并为例）：

致：XX公司（存续方）
我司与贵司（原担保人：XX公司，已注销）于XX年XX月XX日签订《保证合同》（编号：XX），约定贵司为XX债务提供连带责任保证。现因XX公司被贵司吸收合并，根据《民法典》第67条及《公司法》第174条，请贵司于收到本函后10日内书面确认：

1. 继续承担原《保证合同》项下全部担保责任；
   
2. 配合办理抵押/质押变更登记（如有）；
   
3. 明确联系人与回复方式。
   逾期未回复，我司将依法主张权利。
   附件：原保证合同、合并公告、EMS邮寄凭证
   

提示：发函仅是债权保障的第一步，若合并方配合度低，建议同步准备诉讼材料（如起诉状、证据清单），通过财产保全等措施强化债权实现。如有具体案例或合同条款需分析，可进一步提供信息，我会为您定制方案。