在酒店与员工签订劳动合同时，需要准备的资料以及整个流程涉及的关键点可以归纳如下，以确保合同的合法性和双方权益的保障：

一、员工入职阶段需准备的资料

1. 招聘与录用资料

   • 招聘启事：明确招聘岗位、要求、职责及待遇。
   • 求职申请表：收集求职者的基本信息、教育背景等。
   • 面试评估表：记录求职者的专业能力、沟通能力等评估结果。
   • 录用通知书：正式告知被录用者岗位、薪资等关键信息，具有法律效力。

2. 背景调查资料

   • 无犯罪记录证明：对安全要求高的岗位尤为重要。
   • 原单位离职证明：确认员工已与原单位解除劳动关系。

3. 入职手续资料

   • 员工基本信息表：详细记录员工个人信息。
   • 身份证复印件：核实员工身份。
   • 学历证书、职业资格证书复印件：验证员工教育背景和专业技能。
   • 照片：用于工牌制作和档案管理。
   • 社保和公积金信息表：记录员工社保和公积金缴纳情况。

二、劳动合同签订时需明确的条款及资料

1. 劳动合同必备条款

   • 根据《中华人民共和国劳动合同法》，合同应包含用人单位信息、劳动者信息、合同期限、工作内容和地点、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护等。

2. 签订时需准备的额外资料

   • 保密协议（如适用）：保护酒店商业秘密。
   • 竞业限制协议（如适用）：限制高级管理人员等离职后的竞争行为。
   • 员工签收证明：确保员工已收到并阅读相关协议。

三、劳动合同签订流程中的注意事项

1. 确保合同内容全面、准确且合法：遵循《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定。
2. 明确合同期限：根据酒店需求和员工情况，选择固定期限、无固定期限或以完成一定工作任务为期限的合同。
3. 详细描述工作内容与地点：包括具体岗位、职责以及可能的工作地点调整安排。
4. 规定工作时间与休息休假：确保员工享有合法的休息日和假期。
5. 明确劳动报酬：包括工资数额、支付方式与时间、奖金与津贴等。
6. 依法参加社会保险：明确酒店和员工各自承担的社会保险费用比例和缴费基数。
7. 提供劳动保护、劳动条件与职业危害防护：保障员工在工作中的安全和健康。

四、劳动合同管理后续资料

1. 劳动合同签订记录：记录合同签订时间、期限、类型等信息。
2. 劳动合同变更与续签记录：记录合同变更或续签的内容、时间和原因。
3. 劳动合同履行阶段资料：如考勤记录、工资支付记录、绩效考核资料、培训记录、奖惩记录、岗位变动资料等。
4. 劳动合同解除或终止阶段资料：如解除/终止劳动合同通知书、离职申请/辞职信、工作交接清单、经济补偿协议等。

综上所述，酒店与员工签订劳动合同时，需要准备一系列资料，并确保合同内容全面、准确且合法。同时，在劳动合同管理过程中，也需要完善相关流程和资料，以保障双方权益和促进劳动关系的和谐稳定。