在撰写合同作废说明时，确保其合法性和有效性是至关重要的。以下是一份详细且结构清晰的合同作废说明撰写指南，以及一个示例模板，供您参考：

合同作废说明撰写指南

1. 标题明确：

   • 标题应直接标注为“合同作废说明”，以清晰表明文档的目的。

2. 声明人信息：

   • 详细列出声明人的全称、统一社会信用代码（如适用）、住所/地址、法定代表人/负责人姓名及联系方式，确保身份明确无误。

3. 合同基本信息：

   • 准确描述所涉及合同的具体信息，包括合同名称、合同编号、签订日期及签订双方，以便准确指向目标合同。

4. 作废原因阐述：

   • 简要而明确地说明合同作废的具体原因，如双方协商一致、合同条款违反法律法规、合同目的无法实现等，确保理由充分且合法合规。

5. 作废声明内容：

   • 明确表达自某一特定日期（即作废日期）起，该合同及其所有附件、补充协议等全部内容均作废，双方不再受合同约束，不再履行合同项下的任何义务，也不再享有合同项下的任何权利。
   • 提及双方应妥善保管与合同有关的所有文件和资料，不得再行使用或对外披露，以保护双方的商业秘密和隐私。
   • 对于合同已履行的部分，双方应按照相关法律法规和公平原则进行结算和处理，确保双方权益得到合理保障。

6. 争议解决方式：

   • 明确约定因作废说明引起的或与作废说明有关的任何争议的解决方式，如首先通过友好协商解决，协商不成的可提交至具体的仲裁机构或法院进行仲裁/诉讼解决。

7. 签名与盖章：

   • 声明人需亲自签名（单位需加盖公章），并注明声明日期，以确保声明的真实性和合法性。
   • 如有多份作废说明，应明确份数及各方执有的份数，确保每份均具有同等法律效力。

合同作废说明示例模板

合同作废说明

声明人（甲方/乙方/双方）：[全称]
统一社会信用代码/身份证号：[如适用]
住所/地址：[详细地址]
法定代表人/负责人：[姓名]
联系电话：[电话号码]

鉴于：

1. 甲乙双方曾于[合同签订日期]签订了《[合同名称]》（合同编号：[合同编号]）。
2. 现因[合同作废的具体原因，如双方协商一致、合同条款无法履行等]，经双方友好协商或依据相关法律法规，决定作废该合同。

特此说明如下：

一、自[合同作废的生效日期]起，该合同及其所有附件、补充协议等全部内容均予以作废，双方不再受该合同约束。

二、双方确认已就合同产生的权利义务关系进行清理和结算，无任何争议。

三、双方应妥善保管与该合同有关的所有文件和资料，不得再行使用或对外披露。

四、如因本作废说明引起或与本作废说明有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向[具体仲裁机构或法院名称]提起仲裁/诉讼解决。

五、本作废说明一式[份数]份，甲乙双方各执[份数]份，具有同等法律效力。

声明人（甲方）签字盖章：__________
日期：__年月__日

声明人（乙方）签字盖章：__________
日期：__年月__日

请根据实际情况填写上述模板中的空白部分，并确保所有信息的准确性和完整性。在签署前，建议双方再次审阅作废说明内容，如有必要，可寻求专业律师的帮助进行审查和修改，以确保作废说明的合法性和有效性。