面对您提出的特殊工种退休但工种不在行业名录内，且没有备案资料的问题，这确实是一个比较复杂且需要细致处理的情况。以下是我为您整理的详细解答步骤，希望能帮助您有效维护自身权益：

一、了解特殊工种报备与认定的基本规定

首先，您需要明确特殊工种的报备与认定流程，包括哪些工种被认定为特殊工种、报备需要哪些材料、以及认定的具体标准等。这有助于您后续与单位沟通、向劳动行政部门举报时，能够准确表达自己的诉求和依据。

二、与单位进行深入沟通

1. 了解未备案原因：主动与单位的人力资源部门或相关负责人联系，询问为何您的工种未在行业名录内备案，是单位疏忽、资料丢失，还是其他原因。
2. 提供证明材料：尽可能收集并整理您从事该特殊工种的相关证明材料，如劳动合同、工资条、工作证、考勤记录、岗位操作规程、同事证言等。这些材料将有助于证明您确实从事过该特殊工种。
3. 要求补办备案：明确向单位提出补办特殊工种备案的要求，并协助单位完成相关手续。强调备案对于您未来退休等权益的重要性。

三、向劳动行政部门寻求帮助

1. 准备充分证据：除了上述与单位沟通时提供的材料外，还可以进一步收集其他能证明您从事特殊工种的证据，如工作照片、视频、工作记录等。
2. 投诉举报：如果单位拒绝或拖延补办备案，您可以向当地劳动保障行政部门进行投诉举报。在举报时，要详细说明情况，并提供所有收集到的证据材料。
3. 申请劳动仲裁：如果因单位未备案导致您遭受了实际损失，如无法按时退休、退休金减少等，您可以考虑申请劳动仲裁，要求单位承担相应的赔偿责任。

四、寻求法律援助

1. 咨询专业律师：面对复杂或争议较大的问题，建议您咨询专业律师。律师可以为您提供法律分析、指导证据收集、制定维权策略，并代表您与单位或相关部门进行沟通协商。
2. 申请法律援助：如果您符合法律援助的条件，可以向当地法律援助机构申请免费法律服务。这将有助于您更好地维护自身合法权益。

五、了解并掌握特殊工种退休条件

在处理备案问题的同时，您还需要了解特殊工种的退休条件，包括退休年龄、缴费年限、从事特殊工种的年限等。这有助于您判断自己是否符合退休条件，并在必要时提供相应证明以维护退休权益。

六、持续跟进与反馈

在整个处理过程中，您需要保持与单位、劳动行政部门以及法律援助机构的持续沟通，及时了解处理进度和结果。如果遇到任何问题或困难，及时寻求帮助并反馈情况。

总之，面对特殊工种未备案的问题，您需要积极采取行动，通过了解规定、沟通协商、举报投诉、寻求法律援助以及掌握认定流程和退休条件等方式，确保自身合法权益得到有效维护。希望这些建议能对您有所帮助。