核心结论：针对合同约定分期付款但实际一次性支付的情况，需通过书面说明文件明确双方合意、变更原付款条款，并附上付款凭证作为补充证据。以下是具体说明的撰写要点及示例模板：

一、说明文件的核心要素

1. 标题与主体信息

   • 标题：明确为“关于《XXX合同》付款方式变更的说明”或“付款情况说明”。
     
   • 主体信息：写明合同双方名称、合同编号、签订日期等基本信息。

2. 变更背景与合意

   • 需说明原合同约定的分期付款条款（如“分三期支付，每期金额XXX元，于XX年XX月XX日前支付”）。
     
   • 明确双方协商一致变更付款方式为一次性支付，并注明变更原因（如“为简化流程、提高效率”或“经双方友好协商”）。

3. 实际付款情况

   • 写明一次性支付的金额、支付时间、支付方式（如银行转账、现金等），并附上付款凭证（如转账记录、收据等）作为附件。

4. 权利义务确认

   • 明确双方确认一次性支付后，原合同中关于分期付款的条款（如逾期违约金、分期利息等）不再适用。
     
   • 可补充说明其他条款（如交货时间、服务质量等）不受付款方式变更影响。

5. 生效与签署

   • 注明说明文件自双方签字（或盖章）之日起生效。
     
   • 留出双方签字/盖章位置，并注明日期。

二、说明文件示例模板

关于《XXX合同》付款方式变更的说明

甲方（卖方）：XXX公司
乙方（买方）：XXX公司

鉴于甲乙双方于XX年XX月XX日签订《XXX合同》（合同编号：XXX），原合同约定乙方分三期支付合同款，具体为：

1. 第一期：XXX元，于XX年XX月XX日前支付；
   
2. 第二期：XXX元，于XX年XX月XX日前支付；
   
3. 第三期：XXX元，于XX年XX月XX日前支付。
   

现经双方友好协商，一致同意将付款方式变更为一次性支付，具体如下：

1. 乙方已于XX年XX月XX日通过银行转账（账号：XXX）向甲方支付全部合同款人民币XXX元（大写：XXX元整）；
   
2. 甲方确认已收到上述款项，并同意原合同中关于分期付款的条款（包括但不限于逾期违约金、分期利息等）自本说明生效之日起失效；
   
3. 除付款方式外，原合同其他条款（如交货时间、质量标准、违约责任等）继续有效，双方应按约履行。
   

本说明自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方（盖章）：________________
日期：XX年XX月XX日

乙方（盖章）：________________
日期：XX年XX月XX日

附件：付款凭证（银行转账记录/收据等）

三、注意事项

1. 书面形式优先：口头变更付款方式可能引发纠纷，务必通过书面文件固定双方合意。
   
2. 保留付款凭证：转账记录、收据等是证明实际付款的关键证据，需妥善保存并作为说明文件的附件。
   
3. 明确法律后果：在说明文件中明确原分期条款失效，避免后续因条款理解分歧产生争议。
   
4. 双方签字确认：说明文件需经双方签字或盖章，确保法律效力。
   

若您在撰写过程中遇到具体问题（如合同条款冲突、付款凭证缺失等），可直接向我咨询，我会结合实际情况为您提供进一步建议。