当需要就合同与发票主体不一致的情况撰写说明时，确实需要一份清晰、准确且结构合理的文档来阐述问题、分析原因并提出解决方案。以下是一份详细的说明撰写指南，以及一个示例模板，供您参考：

说明撰写指南

1. 标题：

   • 明确命名为“关于[合同编号或名称]与发票[发票号码]主体不一致的说明”。

2. 主送单位：

   • 清晰指出接收该说明的对象，如合作方、税务机关或内部审计部门等。

3. 引言：

   • 简要介绍合同与发票的基本情况，包括合同签订双方、合同编号、发票号码、签订及开具日期。
   • 明确指出合同与发票主体存在不一致的问题，并概述撰写此说明的目的。

4. 合同与发票基本情况：

   • 合同情况：详细列出合同编号、签订日期、合同总金额、主要条款和内容，特别是涉及交易双方的信息。
   • 发票情况：详细列出发票号码、开具日期、发票金额、列明的商品或服务内容，以及发票上的开票方和受票方信息。

5. 不一致情况描述：

   • 具体说明合同与发票在主体方面存在的不一致，如开票方与合同签订方不一致、受票方与合同中的受益方不一致等。
   • 提供详细的信息对比，以便接收方能够快速理解问题的本质。

6. 原因分析及处理措施：

   • 原因分析：深入剖析导致不一致的原因，可能包括业务操作失误、系统错误、双方协商变更交易主体但未及时更新合同或发票信息、工作人员疏忽等。
   • 处理措施：根据原因分析，提出具体的解决方案，如重新开具符合合同主体的发票、签订补充协议明确交易主体变更、加强内部审核流程以避免类似错误等。同时，明确预计完成时间，并承诺将按照相关规定和解决方案妥善处理问题。

7. 后续保障措施：

   • 描述为防止类似问题再次发生所采取的长期措施，如完善审核流程、加强员工培训、建立监督机制、引入自动化系统减少人为错误等。

8. 结语：

   • 表达对接收方理解和支持的感谢。
   • 提供联系方式，以便接收方在有任何疑问或需要进一步协助时能够及时联系。

9. 落款：

   • 说明出具单位的名称、日期，并加盖公章以确保说明的正式性和法律效力。

示例模板

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关于[合同编号或名称]与发票[发票号码]主体不一致的说明

致：[接收方名称或单位]

尊敬的[接收方名称或单位]：

我方与贵方于[合同签订日期]签订了编号为[合同编号]的[合同名称]，合同总金额为[合同金额]。近日，我方发现开具的发票（发票号码：[发票号码]，开具日期：[发票开具日期]）在主体方面与合同存在不一致情况，特此说明如下：

一、合同基本情况

合同编号：[合同编号] 签订日期：[合同签订日期] 合同总金额：[合同金额] 主要条款和内容：[简要描述合同主要条款和内容，特别是涉及交易双方的信息]

二、发票基本情况

发票号码：[发票号码] 开具日期：[发票开具日期] 发票金额：[发票金额] 商品或服务内容：[发票上列明的商品或服务内容] 开票方：[发票上的开票方名称] 受票方：[发票上的受票方名称]

三、不一致情况描述

经核查，合同中的签订方为[合同签订方名称]，而发票上的开票方为[发票开票方名称]，两者不一致。此情况可能导致财务、税务方面的混淆和风险。

四、原因分析及处理措施

原因分析：经调查，此次不一致是由于[具体原因，如业务操作失误、系统错误、双方协商变更交易主体但未及时更新合同或发票信息等]所致。 处理措施：我方将立即采取以下措施解决问题：

1. 重新开具符合合同主体的发票，并确保发票信息准确无误。
2. 如需，与贵方签订补充协议，明确交易主体变更事宜。
3. 加强内部审核流程，避免类似错误再次发生。 预计完成时间：[具体预计完成时间]

五、后续保障措施

为防止类似问题再次发生，我方将采取以下长期措施：

1. 完善审核流程，确保合同与发票信息的一致性。
2. 加强员工培训，提高业务操作准确性和合规性。
3. 建立监督机制，定期对合同与发票进行核查。

六、结语

我们对给贵方带来的不便深表歉意，并恳请贵方能够理解并支持我们的工作。如有任何疑问或需要进一步的协助，请随时与我们联系。

此致 敬礼！

[您的单位名称] [您的职位] [您的姓名] [联系电话] [电子邮箱] [日期] （加盖公章）

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希望这份指南和模板能够帮助您撰写一份清晰、准确且结构合理的说明文档，以有效解决合同与发票主体不一致的问题。