当单位接到员工的行政处罚通知书时，这通常意味着员工可能因违反法律法规或公司规章制度而受到了相关部门的处罚。针对这一情况，单位可以按照以下步骤来处理：

一、理解行政处罚通知书的内容

首先，单位需要仔细阅读行政处罚通知书，明确处罚的原因、依据、罚款金额（如有）、缴纳期限以及相关的法律后果。这有助于单位全面了解情况，为后续处理提供依据。

二、核实处罚事实与依据

1. 核实事实：单位应核实员工是否确实存在通知书中所描述的违法行为或违规行为。这可以通过与员工沟通、查阅相关记录或证据等方式进行。

2. 核实依据：单位需要确认处罚的依据是否合法、合规。例如，如果处罚是基于某项法律法规，单位应确认该法律法规是否适用于当前情况，以及员工的行为是否确实违反了该法律法规。

三、评估对公司的影响

1. 经济损失：如果处罚涉及罚款，单位需要评估罚款金额对公司财务的影响，并考虑是否需要从员工工资中扣除（但需注意，根据我国劳动法规定，公司无权直接对员工进行罚款，除非劳动合同或公司规章制度中有明确约定，且扣除部分不得超过员工当月工资的20%）。

2. 声誉影响：单位还需要考虑此次处罚对公司声誉的影响，以及是否需要采取措施来修复或减轻这种影响。

四、与员工沟通

1. 通知员工：单位应正式通知员工关于行政处罚通知书的内容，包括处罚的原因、依据和后果。

2. 给予申诉机会：如果员工对处罚有异议，单位应给予其申诉的机会，让员工有机会解释自己的行为并提供证据。

五、遵守法律程序

1. 缴纳罚款：如果单位确认需要缴纳罚款，应按照通知书上的要求，在规定期限内将罚款缴纳至指定账户。

2. 申请复议或诉讼：如果单位认为处罚不当或存在争议，可以依法申请行政复议或提起行政诉讼。

六、完善公司规章制度

1. 审查规章制度：单位应借此机会审查公司的规章制度，确保其合法、合规，并明确对员工违法行为的处理方式和程序。

2. 加强培训：单位应加强对员工的法律法规和公司规章制度的培训，提高员工的法律意识和合规意识。

七、寻求法律援助

如果单位在处理过程中遇到法律难题或不确定如何操作，可以寻求专业法律援助或咨询劳动仲裁机构，以确保处理方式的合法性和合理性。

总之，当单位接到员工的行政处罚通知书时，应保持冷静、理性处理，确保每一步都符合法律法规和公司规章制度的要求。