结论：员工给公司造成40000元损失时，其最多赔偿的金额并非固定，而是受到多种因素的影响，包括劳动合同或公司规章制度的约定、员工的过错程度、公司自身是否存在过错，以及劳动法关于工资扣除的限制等。以下是对这些因素的详细分析：

1. 劳动合同或公司规章制度的约定

   • 情况说明：如果公司与员工签订的劳动合同或公司规章制度中明确规定了员工因工作失误造成损失时的赔偿方式和比例，那么在符合法律规定的前提下，应首先按照这些约定来确定员工的赔偿责任。
   • 法律限制：根据《工资支付暂行规定》第十六条，员工赔偿经济损失的金额每月扣除部分不得超过其当月工资的20%，且扣除后剩余工资不得低于当地月最低工资标准。这意味着，即使劳动合同或规章制度中规定了较高的赔偿比例，实际扣除时也不能超过这一限制。
   • 实例分析：假设员工月工资为5000元，劳动合同约定员工需承担30%的赔偿责任，即12000元。但根据法律规定，每月最多只能扣除1000元（5000元的20%），因此员工可能需要分多个月来赔偿这12000元，且每月扣除后剩余工资不得低于当地最低工资标准。

2. 员工的过错程度

   • 故意造成损失：如果员工故意行为导致公司损失，需承担较高甚至全额的赔偿责任。例如，员工为私利泄露商业机密导致4万损失，公司有权要求全额赔偿。
   • 重大过失造成损失：如果员工未达到一般人在相同情况下的注意程度，需承担一定比例的赔偿责任。例如，仓库管理员疏忽大意引发火灾造成4万损失，可能需承担50%-80%的赔偿责任，即2万-3.2万。
   • 一般过失造成损失：如果员工在工作中出现难以完全避免的疏忽，承担的赔偿责任相对较小。例如，客服人员因系统故障和繁忙录入错误导致4万损失，可能只需承担10%-30%的赔偿责任，即0.4万-1.2万。

3. 公司自身存在过错

   • 情况说明：如果公司在管理、设备、流程等方面存在问题，对损失的发生也有过错，员工承担的赔偿责任会相应减轻。例如，公司机器设备长期未维护导致损失，员工可能只承担30%的赔偿责任，即1.2万，而公司主要承担70%的责任。

4. 赔偿金额的计算方式

   • 在确定员工需承担的赔偿责任比例后，赔偿金额的计算需遵循劳动法关于工资扣除的限制。具体计算公式为：每月最多可扣除金额 = 员工当月工资 × 20%；实际赔偿金额 = 需承担的赔偿责任比例 × 总损失金额（但需分多个月扣除，且每月扣除后剩余工资不得低于当地最低工资标准）。
   • 以员工月工资5000元、需承担30%赔偿责任（即12000元）为例，每月最多可扣除1000元，因此员工可能需要分12个月来赔偿这12000元（假设每月扣除后剩余工资均不低于当地最低工资标准）。

建议：

• 在处理此类问题时，公司应首先审查劳动合同和公司规章制度中关于赔偿的约定，确保这些约定符合法律规定。
• 公司应全面评估员工的过错程度以及公司自身是否存在过错，以合理确定员工的赔偿责任比例。
• 在扣除员工工资作为赔偿时，公司应严格遵守劳动法关于工资扣除的限制，确保扣除后剩余工资不低于当地最低工资标准。
• 如果双方对赔偿责任存在争议，建议通过协商或法律途径解决，以避免不必要的纠纷和损失。

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