当用人单位被劳动局仲裁时，需要准备一系列的材料和履行相应的手续，以确保能够充分应对仲裁程序并维护自身合法权益。以下是从多个角度为你详细梳理的准备事项：
一、准备材料
基础证据材料
- 劳动合同及相关协议：包括劳动合同原件、补充协议、保密协议等，这些材料是证明双方存在劳动关系及具体约定内容的关键证据。
- 员工身份证明：如身份证复印件，用于确认申请人的身份真实性。
- 考勤记录与工资支付凭证：包括电子打卡记录、纸质签到表、银行转账流水、工资条等，这些材料有助于核实员工的工作时间和薪酬发放情况。
- 解除或终止劳动关系的证明文件：如离职证明、辞退通知书等，明确劳动关系结束的原因和时间节点，对于处理涉及解除劳动关系的争议至关重要。
争议相关专项证据
- 涉及加班争议的证据：经审批的加班申请表、考勤系统导出数据、工作邮件或聊天记录中体现加班事实的内容，这些证据能够证明员工是否存在加班情况以及加班的具体时长。
- 涉及绩效争议的证据：绩效考核制度文件、考核评分表、绩效面谈记录、目标责任书等，需形成完整的证据链，以证明绩效考核的公正性和合理性。
- 涉及经济赔偿争议的证据：财务报销凭证（如差旅费）、业务招待费用清单、培训协议及费用支付记录等，这些证据需与争议事项直接关联，以证明经济赔偿的合理性和必要性。
公司规章制度依据
- 员工手册签收记录：证明规章制度的公示送达有效性，确保员工对规章制度有明确的了解。
- 制度修订的民主程序文件：如职工代表大会决议、工会意见征集记录等，确保制度的合法性和合规性。
其他辅助性材料
- 沟通协商记录：包含调解会议纪要、往来函件、电子邮件等，这些材料能够反映争议处理的过程和双方的态度。
- 证人证言及视听资料：需附证人身份信息及资料采集说明，增强证据的可信度。例如，如果有目击者看到争议发生的情况，可以请其提供证言。
二、履行手续
提交答辩材料与证据
- 在收到仲裁申请书副本后15日内，向仲裁委员会提交书面答辩状，明确回应申请人的诉求。答辩状应详细阐述用人单位的观点和理由，以及反驳申请人诉求的依据。
- 同步提交证据清单及材料复印件，按被申请人人数+1份的标准准备，确保庭审时可核对原件。例如，如果被申请人为1个，则准备2份证据材料复印件。
参与庭审流程
- 出庭准备：携带所有证据原件、公司营业执照副本、法定代表人身份证明及授权委托书（如需代理人出庭）。这些材料是证明用人单位身份和授权情况的重要依据。
- 举证质证环节：清晰陈述证据来源、证明目的，反驳对方证据的关联性或真实性。在举证时，要按照证据清单的顺序逐一出示证据，并说明每份证据的证明内容。在质证时，要针对对方出示的证据提出质疑和反驳意见。
- 辩论阶段：围绕法律适用和事实认定发表观点，避免情绪化表述。在辩论时，要依据法律法规和事实证据，有理有据地阐述自己的观点，同时要注意语言表达的准确性和逻辑性。
后续跟进与执行
- 裁决结果处理：若不服裁决，需在15日内向法院提起诉讼；认可裁决则应在规定期限内履行义务。如果用人单位对仲裁裁决不服，要及时向法院提起诉讼，以维护自己的合法权益。如果认可裁决，要按照裁决的要求及时履行义务，避免产生不必要的法律后果。
- 执行程序配合：主动履行付款义务的，保留转账凭证；被申请强制执行的，及时提供财产线索并参与执行和解谈判。在执行过程中，用人单位要积极配合法院的工作，提供必要的财产线索和资料，以促进执行程序的顺利进行。
三、注意事项
- 材料真实性：所有提交的材料应确保真实、完整、有效，不得伪造或篡改。如果提供虚假材料，不仅会影响仲裁结果，还可能承担法律责任。
- 地区差异：不同地区及具体案件可能对材料有特定要求，建议在准备前咨询当地劳动仲裁机构或直接向我咨询，以确保材料齐全、符合要求。
- 证据保留：及时更新并保留所有相关证据的原件或复印件，以备不时之需。在劳动争议处理过程中，证据的保留和提供是非常重要的环节，用人单位要高度重视。
希望以上内容能够帮助你全面了解用人单位被劳动局仲裁时需要准备的材料和履行的手续。如果你还有其他问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。