员工被罚款时，可通过以下书面反驳方式维护自身权益，具体需结合罚款的合法性、合理性及程序正当性展开反驳：

1. 反驳罚款的合法性

   • 法律依据：根据《劳动合同法》第九十条及《工资支付暂行规定》第十六条，用人单位仅在员工因故意或重大过失造成经济损失时，可要求赔偿，且赔偿金额不得超过月工资的20%，且扣除后工资不得低于当地最低工资标准。若罚款无明确法律依据（如公司规章制度未明确规定、未通过民主程序制定或未公示），可直接指出其违法性。
     
   • 反驳要点：在书面反驳中明确引用上述条款，说明“公司罚款行为缺乏法律依据，属于违法扣减工资”，并要求公司立即纠正。
     

2. 反驳罚款的合理性

   • 事实依据：若罚款针对的行为（如迟到、未完成工作）属于轻微过失或非故意行为，可强调“罚款金额与过错程度不成比例”。例如，迟到5分钟罚款200元，明显超出合理范围。
     
   • 反驳要点：在书面材料中列举具体事实（如时间、行为、罚款金额），说明“罚款金额缺乏合理性，违背公平原则”，并要求公司调整或撤销罚款。
     

3. 反驳罚款的程序正当性

   • 程序要求：根据《劳动合同法》第四条，公司规章制度需经职工代表大会或全体职工讨论、协商确定，并公示或告知员工。若罚款未履行上述程序（如未公示制度、未提前告知员工），可主张程序违法。
     
   • 反驳要点：在书面反驳中指出“公司未依法制定或公示罚款制度，未履行民主程序，罚款行为无效”，并要求公司提供制度依据及公示证明。
     

4. 书面反驳的格式建议

   • 标题：关于对XX公司罚款决定的书面异议
     
   • 正文：
     
     • 陈述事实（时间、行为、罚款金额）；
       
     • 引用法律依据（如《劳动合同法》第九十条）；
       
     • 说明反驳理由（合法性、合理性、程序性）；
       
     • 提出诉求（撤销罚款、补发工资、书面道歉等）。
       
   • 结尾：附上证据（如工资条、罚款通知、公司制度截图等），并注明“若公司未在X日内回复，将依法向劳动监察部门投诉或申请劳动仲裁”。
     

提示：书面反驳需保留送达证据（如邮寄回执、邮件截图），若公司拒不处理，可进一步通过劳动监察投诉或仲裁维权。如有具体案例或细节需要分析，可直接向我咨询。