调解结案退诉讼费的依据主要来源于《诉讼费用交纳办法》及相关司法解释，其核心原则是“减半退还”，但需满足一定条件。以下从退费原则、退费条件与流程、特殊情形处理、不予退费的例外情况以及注意事项五个方面进行详细阐述：

一、退费原则

根据《诉讼费用交纳办法》第十五条的规定，以调解方式结案或者当事人申请撤诉的，减半交纳案件受理费。这意味着，如果案件通过调解方式解决，或者当事人主动申请撤诉，那么原本需要全额缴纳的诉讼费将减半收取。例如，若原案件受理费为1000元，调解结案后，当事人只需缴纳500元，剩余的500元将退还。

二、退费条件与流程

1. 调解书生效或撤诉裁定生效后办理退费：调解书需双方签收后生效，撤诉申请需经法院审查同意。这是退费的前提条件，只有法律文书生效后，才能进入退费流程。

2. 提交退费申请材料：包括身份证明（个人需提供身份证复印件，单位需提供营业执照及授权委托书）、原缴费凭证（如银行缴款单、电子支付记录）以及生效法律文书复印件（调解书或撤诉裁定书）。这些材料是法院审核退费申请的重要依据。

3. 法院审核通过后完成退费：法院在收到退费申请材料后，会进行审核。审核通过后，通常会在7-15个工作日内完成退费。实际时间可能因地区法院流程而异，但一般不会超过法定时限。

三、特殊情形处理

1. 简易程序案件：调解结案的，同样适用减半收取规则。简易程序案件与普通程序案件在退费原则上是一致的。

2. 反诉合并审理案件：若本诉与反诉一并调解解决，整体费用按比例分摊后减半退费。这种情况下，需要先确定本诉和反诉的诉讼费比例，然后再进行减半退费。

3. 部分调解部分判决案件：仅对调解部分对应费用减半退费，判决部分费用不退。如果案件中既有调解部分又有判决部分，那么退费时只针对调解部分进行减半退费。

4. 二审调解案件：一审已全额缴纳费用的，二审调解后不再额外收费，一审费用按前述规则处理。二审调解案件的退费处理相对简单，主要关注一审费用的退还情况。

四、不予退费的例外情况

1. 调解协议中明确约定诉讼费承担方式的，按约定执行。例如，如果调解协议中约定一方自愿承担全部诉讼费，那么另一方就不再享有退费的权利。

2. 存在虚假诉讼、恶意拖延等情形的，法院可酌情决定不退费或减少退费比例。这是为了防止当事人利用调解制度进行恶意诉讼或拖延诉讼，损害对方当事人的合法权益。

五、注意事项

1. 及时申请退费：超过法定期限（通常为裁判文书生效后6个月至1年）可能丧失退费权利。因此，当事人在收到生效法律文书后，应及时向法院提交退费申请。

2. 保留沟通记录：若退费受阻，可提供调解笔录、缴费凭证等材料向法院财务部门或纪检监察部门申诉。这些材料可以作为证明当事人有权退费的重要证据。

3. 咨询当地法院：各地实施细则可能存在差异（如电子退费流程），建议提前联系承办法官或立案庭确认具体要求。不同地区的法院在退费流程上可能存在差异，因此当事人在申请退费前最好先咨询当地法院的相关规定。

总结：调解结案退诉讼费的依据主要来源于《诉讼费用交纳办法》及相关司法解释，其核心原则是“减半退还”。但需满足调解书生效、材料齐全等条件。当事人在申请退费时，应仔细了解退费原则、条件与流程，并注意保留相关证据和沟通记录。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，可以直接向我咨询。