判刑后给单位发函的核心目的是正式告知单位员工的刑事处罚情况，函件需包含事实陈述、法律依据及后续处理建议，具体撰写要点如下：

1. 函件标题与称谓

   • 标题应明确体现函件性质，例如《关于XX（员工姓名）刑事处罚情况的告知函》。
     
   • 称谓需规范，若单位为法人组织，可写“XX公司/单位负责人”；若需明确接收部门，可写“XX公司人力资源部/法务部”。

2. 正文内容框架

   • 事实陈述部分：
     需写明员工姓名、身份证号、岗位信息，以及刑事判决的关键信息（如案由、判决法院、刑期、生效时间等）。例如：“XX（员工姓名），身份证号XXX，系我司XX部门员工，于202X年X月X日因XX罪被XX人民法院判处有期徒刑X年，判决已生效。”
     
   • 法律依据部分：
     引用《劳动合同法》第39条第六款（“被依法追究刑事责任的，用人单位可以解除劳动合同”）或单位规章制度中相关条款，说明单位处理依据。例如：“根据《劳动合同法》第三十九条第六款及我司《员工手册》第X章第X条，员工被追究刑事责任的，单位有权解除劳动合同。”
     
   • 处理建议部分：
     需明确单位拟采取的措施（如解除劳动合同、暂停工作等）及后续流程（如通知工会、办理离职手续等）。例如：“我司拟于收到本函后X日内与其解除劳动合同，并依法办理档案转移、社保减员等手续。”

3. 函件结尾与附件

   • 结尾需注明发函单位名称、日期，并加盖公章。
     
   • 附件应附刑事判决书复印件（需核对与原件一致）、单位规章制度相关条款页等证明材料。

4. 注意事项

   • 语言风格：需保持客观、中立，避免情绪化表述，重点围绕法律事实与处理依据展开。
     
   • 送达方式：建议通过EMS邮寄（留存邮寄凭证）或直接送达（要求签收），确保函件送达有效性。
     
   • 后续跟进：若单位拟解除劳动合同，需按《劳动合同法》第43条提前通知工会（如有），并留存书面记录。

示例模板：

关于XX（员工姓名）刑事处罚情况的告知函  

XX公司人力资源部：  

我司员工XX（身份证号：XXX），系XX部门XX岗位员工。202X年X月X日，其因XX罪被XX人民法院判处有期徒刑X年（判决书文号：XXX），判决已生效。  

根据《劳动合同法》第三十九条第六款及我司《员工手册》第X章第X条，员工被追究刑事责任的，单位有权解除劳动合同。现我司拟于收到本函后X日内与其解除劳动合同，并依法办理档案转移、社保减员等手续。  

特此函告。  

附件：1. 刑事判决书复印件；2. 《员工手册》相关条款页  

XX公司（盖章）  
202X年X月X日  

若您需进一步调整函件内容或处理后续法律问题，可直接向我咨询，我将结合具体案情提供详细建议。