对于不符合立案条件的案件，行政机关在程序上确实没有强制要求必须作出“不予立案”的书面决定，但基于行政程序的正当性和对当事人权益的保护，行政机关通常会以适当方式记录并告知不予立案的结果及理由。以下是对此问题的详细分析：
一、行政处罚法程序中的不予立案
在行政处罚程序中，不予立案是一个重要的环节，它体现了行政机关对案件的审慎态度和资源的高效利用。虽然《行政处罚法》并未明确规定对于不符合立案条件的案件必须作出“不予立案”的书面决定，但行政机关在收到案件线索后，经过初步核查，若认为不符合立案条件，通常会以适当方式记录并告知不予立案的结果及理由。
二、不予立案的情形
不予立案的情形包括但不限于以下几种：
没有违法事实或违法事实不成立：经过初步调查，若发现并不存在违法事实，或者所举报、投诉的事项并不构成违法行为，行政机关将不予立案。
未达到立案标准：许多违法行为需达到一定的危害程度或数额标准才会被立案。如销售假冒伪劣产品，若涉案货值金额极小，未达到当地规定的立案标准，行政机关将不予立案。
证据不足：若初步调查后发现没有足够的证据证明存在违法行为，行政机关将不予立案。
已过追责时效：根据《行政处罚法》，违法行为在二年内未被发现的，不再给予行政处罚；特定情况下（如涉及公民生命健康安全、金融安全且有危害后果的），期限延长至五年。若违法行为已超过此时效，行政机关将不予立案。
不具有管辖权：行政机关只能对其管辖范围内的违法行为进行立案查处。若违法行为不在本机关的管辖区域或事项范围内，行政机关将不予立案，并及时移送有管辖权的机关处理。
违法情节轻微且已改正：对于某些轻微违法行为，若当事人在被发现后及时改正且未造成严重后果，行政机关在综合考虑后可能决定不予立案，而是采取口头警告、教育等方式处理。
三、不予立案的程序要求
核查与决定：行政机关在收到案件线索后，应及时进行初步核查，通常应在规定期限内完成（如5-15个工作日）。根据核查结果，若认为不符合立案条件，应作出不予立案的决定。
记录与存档：对于不予立案的案件，行政机关应详细记录线索材料、核查情况及不予立案的理由，并归入档案妥善保存，以备后续监督检查和查询。
告知义务：若案件线索来自举报人或投诉人，行政机关决定不予立案时，应及时以书面方式告知举报人或投诉人，并说明理由。这有助于保障举报人和投诉人的知情权及后续申诉权利。
四、法律建议
对于当事人而言，如果认为自己的案件应当立案而行政机关未予立案，可以采取以下措施：
了解不予立案的理由：向行政机关询问不予立案的具体理由，并要求其提供书面说明。
申请复议或提起诉讼：如果认为行政机关的不予立案决定违法或不当，可以依法申请行政复议或提起行政诉讼，以维护自己的合法权益。
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