当您得知家人在外省被刑事拘留，且仅通过电话通知而未收到正式通知单时，这确实是一个令人担忧的情况。以下是我为您整理的详细处理步骤和建议，希望能帮助您有效应对：
一、确认信息真实性并保持冷静
首先，务必保持冷静，这是处理此类问题的第一步。通过可靠渠道核实信息的准确性至关重要，您可以尝试：
- 直接联系家人：如果可能，尝试通过电话或其他方式与被拘留的家人取得联系，确认其安全状况。
- 拨打正规公安机关电话：向家人被抓前可能涉及的公安机关或当地派出所的办公电话进行核实，询问是否有相关拘留记录。
- 向亲友或社区求助：向亲友或当地社区寻求帮助，看是否能获取更多关于家人被拘留的信息。
二、主动联系办案机关并了解详情
在确认信息真实后，您应主动联系办案机关，以获取更多关于家人被拘留的详细信息：
- 确定办案机关信息：通过家人提供的线索、互联网查询或向当地公安机关咨询，获取办案机关的准确联系方式和地址。
- 与办案机关沟通：主动联系办案机关，要求了解家人被拘留的具体原因、目前被关押的地点、拘留期限以及为何未收到正式通知等。根据《中华人民共和国刑事诉讼法》的相关规定，公安机关在拘留后通常应在24小时内通知被拘留人的家属，除非存在无法通知或涉嫌特定犯罪且通知可能有碍侦查的情形。
三、寻求专业律师帮助
在处理此类法律问题时，聘请专业律师是维护家人合法权益的有效途径：
- 律师的重要性：专业刑事律师具备丰富的法律知识和实践经验，能够为您提供专业的法律建议，与办案机关进行深入沟通，全面了解案件情况，并为被拘留的家人提供法律辩护。
- 律师介入流程：您可以通过亲友推荐、律师事务所官网等途径寻找合适的律师。签订委托代理合同后，律师将持相关手续前往看守所会见被拘留的家人，进一步了解案情，并向办案机关了解罪名、案件进展等详细信息。
四、向上级部门反映情况并寻求监督
如果通过上述方式仍然无法解决问题，或者您认为家人的拘留存在不当之处，您可以：
- 向异地公安机关的上级主管部门反映：如向上级公安局或同级人民政府的行政复议机关反映情况，要求其督促办案机关依法履行通知义务，并提供相关案件信息。
- 向人民检察院反映情况：人民检察院作为法律监督机关，有权对公安机关的侦查活动进行监督。您可以向人民检察院反映情况，要求其说明未通知家属的理由是否合法。
五、保留证据并关注身心健康
在整个处理过程中，保留好所有相关证据和文件至关重要，如通话记录、短信、邮件等，以便在需要时提供证明。同时，也要关注自己的身心健康，寻求家人和朋友的支持和帮助，共同度过这个困难时期。
总结与建议
面对家人被外省刑事拘留且未收到正式通知单的情况，您应保持冷静，通过核实信息、主动联系办案机关、寻求律师帮助以及向上级部门反映情况等途径来有效解决问题。在此过程中，保留证据并关注身心健康同样重要。希望这些建议能对您有所帮助，如果您有任何其他疑问或需要进一步的法律帮助，请随时咨询。