关于从同事工资中扣除挪用货款的情况说明，首先需要明确的是，直接从同事工资中扣除款项并非随意可行，必须遵循一定的法律程序和规定。以下是从不同角度给出的分析和建议：
一、法律程序角度
劳动合同与规章制度：
- 首先，需要查看公司与员工签订的劳动合同以及公司的规章制度，确认其中是否有关于员工挪用公司资金后，公司有权从其工资中扣除相应款项的条款。
- 如果劳动合同或规章制度中有明确规定，且该规定不违反法律法规的强制性规定，那么公司可以依据这些规定从同事工资中扣除相应款项。
劳动法规定：
- 根据《中华人民共和国劳动法》及相关规定，用人单位在扣除劳动者工资时，必须遵循合法、合理、公平的原则，且扣除的金额不得超过劳动者当月工资的20%，且扣除后的剩余工资不得低于当地最低工资标准。
- 如果公司未经合法程序，擅自从同事工资中扣除大额款项，可能构成违法扣除工资，同事有权向劳动监察部门投诉或提起劳动仲裁。
二、实际操作角度
与同事协商：
- 在采取任何法律行动之前，建议先与同事进行协商，了解其挪用货款的原因和态度，尝试通过友好方式解决纠纷。
- 如果同事愿意承认错误并承诺偿还货款，可以与其签订书面协议，明确偿还金额、期限和方式等。
书面说明与证据收集：
- 如果决定从同事工资中扣除款项，需要准备一份书面说明，详细阐述事情经过、挪用金额、扣除依据和扣除金额等。
- 同时，需要收集相关证据，如货款收付记录、同事承认挪用的书面或录音证据等，以证明公司的扣除行为是合法合理的。
通知与告知义务：
- 在扣除同事工资之前，需要向其发出书面通知，告知其扣除的原因、金额和依据等，并确保其收到并理解该通知。
- 如果同事对扣除行为有异议，可以邀请其进行面谈或提供书面申诉材料，以便公司进一步了解情况并作出合理处理。
三、法律后果与风险防范
法律后果：
- 如果公司未经合法程序擅自扣除同事工资，可能面临劳动监察部门的处罚和同事的劳动仲裁申请。
- 如果扣除行为被认定为违法，公司可能需要支付被扣除的工资、赔偿金以及可能的罚款等。
风险防范：
- 为避免类似纠纷的发生，建议公司加强内部管理，完善相关规章制度和流程。
- 同时，可以定期对员工进行法律培训，提高其法律意识和风险防范能力。
针对您提出的具体问题，即如何写说明，以下是一个简单的示例框架：
关于从XX同事工资中扣除挪用货款的情况说明
致：XX部门/XX领导
自：XX公司人力资源部/财务部
日期：XXXX年XX月XX日
一、事情经过：
简要描述同事挪用货款的具体情况，包括时间、金额、方式等。
二、扣除依据：
- 劳动合同/规章制度中的相关条款；
- 劳动法中关于工资扣除的相关规定（如适用）。
三、扣除金额与方式：
明确扣除的具体金额、扣除的月份以及扣除的方式（如一次性扣除或分期扣除）。
四、通知与告知：
说明已向同事发出书面通知，并确保其收到并理解该通知。
五、后续处理：
如同事对扣除行为有异议，将如何进一步处理（如面谈、申诉等）。
请根据实际情况调整和完善上述说明框架，并确保所有内容均符合法律法规和公司规章制度的要求。如果有任何法律问题或需要进一步的法律建议，请直接向我咨询。