档案缺少材料告知书并非在所有情况下都必须写，但特定场景下建议或必须出具，具体分析如下：
从档案管理规范角度
根据《干部人事档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》等法规，档案材料应完整、真实。若发现档案缺失关键材料（如学历证明、劳动合同、考核表等），档案管理单位有义务通知本人或原单位补充。此时出具书面告知书是规范操作，既能固定证据（如通知时间、内容），也能避免后续因材料缺失引发的纠纷。例如，公务员政审时若档案缺少入党志愿书，单位未书面告知导致政审失败，可能承担管理责任。
从法律风险防范角度
若因档案缺失影响个人权益（如职称评定、退休手续办理），个人可能主张档案管理单位未尽到审核义务。书面告知书可作为单位已履行提醒义务的证据，降低诉讼风险。反之，若仅口头通知，一旦发生争议，单位可能因无法证明已通知而承担不利后果。
从实际操作灵活性角度
若缺失材料为非关键性文件（如无关紧要的培训记录），且不影响档案核心效力，单位可与个人协商处理，不一定必须出具书面告知书。但若涉及工龄认定、身份确认等核心事项，建议严格按流程书面通知。
建议：若您是档案管理方，发现档案缺失材料时，优先出具书面告知书并留存送达凭证；若您是个人，收到告知书后应尽快补交材料，避免影响自身权益。如有具体场景需进一步分析，可直接向我提问。