用人单位在签订劳动合同时，需要遵循一系列合法、公平且细致的步骤，以确保劳动合同的合法性和有效性，同时保护双方的权益。以下是一个详细且深入的解答：
一、签订前的准备与沟通
了解双方需求：
- 用人单位应明确招聘岗位的工作内容、条件、地点、职业危害、安全生产状况以及预期的劳动报酬等。
- 劳动者也应了解自己的职业规划、技能水平以及期望的薪资和福利待遇。
沟通协商：
- 双方应进行充分的沟通，用人单位如实告知劳动者上述关键信息，劳动者也应如实说明与劳动合同直接相关的基本情况，如学历、工作经验等。
二、拟定合同文本
提供合同文本：
- 用人单位应提供符合法律规定的合同文本，该文本应包含劳动合同的必备条款。
明确必备条款：
- 合同文本应明确包括：用人单位与劳动者的基本信息、劳动合同期限、工作内容和地点、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件和职业危害防护等。
- 双方还可以根据实际情况，协商约定其他条款，如培训、保密协议、竞业限制等。
三、签订劳动合同
审查合同条款：
- 双方在签订前应仔细审查合同条款，确保无遗漏或不明确之处。
- 特别注意附加条款和补充协议，这些往往涉及更重要的权益。
签字或盖章：
- 双方对合同条款无异议后，应在合同文本上签字或者盖章。
- 签字或盖章时，应确保当面进行，以防合同被篡改。
各执一份：
- 签订后，双方应各执一份合同文本，作为日后维权或履行义务的依据。
四、履行相关手续
建立职工名册：
- 用人单位应建立职工名册备查，记录劳动者的基本信息和劳动合同情况。
办理社会保险：
- 用人单位应按规定为劳动者办理社会保险等相关手续，确保劳动者的社会保障权益。
五、注意事项与法律责任
及时签约：
- 已建立劳动关系但未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立。
- 用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。
法律责任：
- 如果用人单位不与劳动者签订劳动合同，劳动者可以通过与用人单位协商、向劳动监察部门投诉、申请劳动仲裁或提起诉讼等途径来维护自己的合法权益。
不能单方面解除合同的情形：
- 根据相关法律规定，用人单位在某些特定情形下不能单方面解除劳动合同，如从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查等。
综上所述，用人单位在签订劳动合同时应遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则，按照沟通协商、拟定合同文本、签订合同、履行相关手续的步骤进行。同时，双方都应增强法律意识，确保劳动合同的合法性和有效性。