收取物业费时，应当与业主签订物业合同，这不仅是法律的要求，也是保障双方权益、避免纠纷的重要手段。以下从不同角度为您详细分析：

一、物业合同的必要性及作用

1. 明确权利义务：物业合同是物业服务企业和业主之间权利义务关系的法律依据。合同中会详细规定服务内容（如安保巡逻频次、卫生清扫标准、绿化养护范围等）、服务标准、收费项目、收费标准及支付方式等关键事项。这有助于双方明确各自的责任和义务，避免因理解不一致而产生纠纷。

2. 保障合法权益：

   • 对于物业公司：合同是其收取物业费的合法依据。当业主拒绝缴纳物业费时，物业公司可以依据合同条款进行催缴或提起诉讼，维护自身权益。
   • 对于业主：合同能确保所支付的物业费能换来相应质量的物业服务。如果物业公司服务不达标，业主可以依据合同要求其整改或承担违约责任。

3. 规范行业行为：物业合同作为规范性文件，有助于提升物业管理行业的整体服务质量，使得物业管理活动有章可循，同时也让业主清楚自己应享有的服务和应履行的义务。

二、物业合同的签订主体

1. 前期物业合同：在业主大会尚未成立、业主委员会尚未选举产生之前，通常由开发商与物业公司签订前期物业合同，以确保小区在交付后能够有序地进行物业管理。

2. 后期物业合同：业主大会或业主委员会成立后，一般由业主委员会代表全体业主与物业公司签订物业合同。此时，业主大会或业主委员会的决定对全体业主具有约束力，确保了物业管理的连续性和稳定性。

三、未签订物业合同可能带来的问题

虽然在实际操作中，可能存在未签订书面合同但形成事实物业服务关系的情况，即物业公司实际为小区提供了物业服务，业主也享受了相应服务。然而，这种情况在确定服务范围、质量标准以及费用等方面容易引发争议。例如，物业公司可能主张更高的服务费用，而业主则可能认为服务不达标而拒绝支付。这种争议在缺乏合同依据的情况下，往往难以得到妥善解决。

四、法律建议

1. 签订书面合同：为保障双方的合法权益，减少不必要的纠纷，一般应当在签订正式的物业合同后再开始收取物业费。合同应明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、收费项目、收费标准及支付方式等关键事项。

2. 保留相关证据：在签订合同前，双方应保留好与物业服务相关的证据，如服务记录、缴费凭证等。这些证据在后续发生纠纷时，将起到重要的证明作用。

3. 及时咨询专业律师：如果在签订合同或履行合同过程中遇到任何法律问题，建议及时咨询专业律师。律师可以根据具体情况提供法律意见和解决方案，帮助双方妥善解决纠纷。

总结来看，收取物业费时与业主签订物业合同是十分必要的。它不仅有助于明确双方的权利义务、保障合法权益，还能规范行业行为、减少纠纷。因此，建议您在收取物业费前务必与业主签订书面合同。如果您在签订合同或履行合同过程中遇到任何法律问题，可以直接向我咨询。