针对您提出的“总公司只有一个人且负责人失联，如何变更分公司负责人”的问题，这是一个相对复杂且需要谨慎处理的情况。以下是我为您整理的详细步骤和建议：
一、情况分析与初步准备
确认总公司状态：
- 首先，需要确认总公司是否确实只有一个人，且该负责人已失联。这可能需要通过查询公司注册信息、联系其他可能知晓情况的人员或机构（如银行、税务部门等）来确认。
法律咨询：
- 由于情况特殊，建议在此之前咨询专业律师或当地工商行政管理部门，了解在此类特殊情况下变更分公司负责人的法律程序和可能遇到的障碍。
二、变更分公司负责人的具体步骤（在特殊情况下）
内部决策（尽可能模拟）：
- 尽管总公司负责人失联，但理论上仍应尝试通过模拟董事会或高层会议的方式（如邀请总公司其他可能存在的利益相关者或股东参与），形成变更分公司负责人的决议。若实在无法模拟，则需准备充分证据说明无法进行内部决策的原因。
准备必要文件：
- 《分公司登记申请书》：需由总公司（或其合法代表，如临时指定的管理人）签署并加盖公章。若公章也无法获取，需说明情况并提供其他证明文件。
- 《指定代表或者共同委托代理人授权委托书》：若无法由总公司负责人签署，可尝试由总公司其他股东或利益相关者签署，或提供法律文件说明无法签署的原因。
- 分公司营业执照正副本：确保这些文件在变更过程中安全且可用。
- 任免文件：由于总公司负责人失联，需准备其他能证明新负责人任命合法性的文件，如股东会决议（若可能）、律师意见书等。
- 新任负责人身份证件复印件：确保新任负责人的身份信息真实有效。
特殊行业要求：
- 若分公司涉及特殊行业，还需准备行业主管部门的批准文件或许可证件复印件。
提交变更申请：
- 选择网上预约或现场申请的方式，向当地工商行政管理部门提交变更申请。在提交时，需详细说明总公司负责人失联的情况，并提供相关证明文件。
审核与批准：
- 工商行政管理部门将对申请材料进行审核。由于情况特殊，审核过程可能会更加严格和细致。
- 若审核通过，将颁发新的营业执照或更新原有执照上的负责人信息；若未通过，需根据驳回通知修改后重新提交。
更新相关记录与公告：
- 更新公司章程、股东名册等内部文件（若可能）。
- 在公司网站、社交媒体平台等渠道发布负责人变更的公告，确保信息透明。
三、后续事项处理
劳动合同：
社保与公积金：
- 办理社保和公积金的转移手续，确保新负责人的权益得到保障。
其他事项：
- 根据实际情况，可能还需处理税务、银行等相关信息的变更。
四、总结与建议
变更分公司负责人在总公司负责人失联的情况下是一个复杂且敏感的过程。为确保变更的顺利进行，我强烈建议您在此之前咨询当地工商行政管理部门或专业律师，以获取准确的指导和帮助。同时，尽可能收集并保留所有相关证据和文件，以证明变更的合法性和必要性。在整个过程中，保持与工商行政管理部门的沟通，及时了解审核进度和可能遇到的问题，以便及时调整和应对。