公司文件丢失后，责任的承担需根据具体情况来确定，可能涉及的责任主体包括文件管理人员、最后接触文件的人员、部门负责人、公司董事及高级管理人员、外部盗窃人以及相关部门等。以下是对此问题的详细分析：
一、责任主体的确定
文件管理人员：
- 档案管理员或文档管理部门对文件的妥善保管负有直接责任。若因未按规定流程分类、归档、存储导致文件丢失，需承担相应责任。
最后接触文件的人员：
- 若文件在使用过程中丢失，且最后接触者无法说明文件去向，则该员工可能需负责。这要求员工在使用文件时尽到适当的保管义务。
部门负责人：
- 对本部门的文件管理和工作负有领导和监督责任。若因管理混乱或制度执行不力导致文件缺失，部门负责人需承担相应责任。
公司董事及高级管理人员：
- 根据《公司法》的相关规定，若未依法履行职责，导致公司未制作或保存法定文件材料，需承担民事赔偿责任。
外部盗窃人：
- 若能确定文件因盗窃等外部因素丢失，且抓到盗窃人，则盗窃人承担全部责任。
相关部门：
- 如档案管理部门因疏忽导致档案丢失，该部门及其人员也需承担相应责任。
二、责任追究的方式与步骤
调查事实：
- 成立专门调查小组，由审计人员、法务人员及相关部门负责人组成，对文件丢失的事实进行调查。
- 调查内容包括文件性质、重要性、最后存放位置、最后接触人员及可能的丢失原因。
- 通过查阅借阅记录、询问相关人员、查看监控录像等方式收集证据。
确定责任：
- 分析文件缺失原因，考虑责任主体的主观过错程度及行为与文件缺失的因果关系。
- 若多个责任主体共同过错，需根据各自过错程度确定责任比例。
与责任主体沟通：
- 告知调查结果和应承担的责任，听取责任主体意见并进行核实。
- 无异议时，签署责任认定书。
采取补救措施：
- 尝试找回或恢复文件，如从备份中恢复、向相关方索取副本。
- 评估文件缺失影响，采取措施减少损失，如通知相关方、保护商业秘密。
追究责任：
- 内部纪律处分：根据公司规章制度给予警告、罚款、降职、辞退等处分，并记录于员工档案。
- 要求赔偿损失：若文件缺失造成经济损失，可要求责任主体赔偿直接和间接损失，通过协商、调解或法律诉讼实现。
- 法律追究：涉及违法行为时，如故意销毁文件、泄露商业秘密，可依法向公安机关报案，追究刑事责任。
三、建议措施
为降低文件丢失风险并妥善处理责任承担问题，建议公司：
- 加强文件管理：建立完善的文件管理制度，明确各方责任与义务，提高员工文件管理意识。
- 定期盘点和审计：定期进行文件盘点和审计，确保文件安全完整。
- 建立备份和恢复机制：建立有效的文件备份和恢复机制，以便在文件丢失时能够迅速恢复。
若公司文件丢失，建议首先进行内部调查，明确责任主体，并根据具体情况采取相应的补救措施和责任追究方式。如有任何法律疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。