如果在实施分包时发现分包方不在合格分包方名录中，应立即停止分包活动，并按照以下流程处理，同时保留相关记录：

一. 立即停止分包活动

• 在发现分包方不在合格名录后，首要步骤是立即暂停与该分包方的所有合作活动，以避免可能的法律风险和合规问题。

二. 核查分包方资质

1. 详细审查：对分包方的资质、业绩、信誉等进行全面审查，确保其具备完成分包任务的能力。
2. 对比合格名录：再次核对合格分包方名录，确认是否存在遗漏或更新不及时的情况。

三. 申请加入合格名录

• 如分包方确实具备资质且有意合作，应按照公司或行业规定，启动将其加入合格分包方名录的申请流程。

四. 记录保留

1. 分包方资质审查记录：包括分包方的营业执照、资质证书、业绩证明等文件的复印件及审查过程中的记录。
2. 沟通记录：与分包方就资质问题、合作意向等进行的沟通记录，如邮件、会议纪要等。
3. 申请加入名录的记录：包括申请书、审批流程记录等，以证明已按规定程序处理。

五. 合规性审查与决策

• 在分包方资质得到确认并成功加入合格名录后，应再次进行合规性审查，确保分包活动符合相关法律法规和公司政策，然后方可继续合作。

六. 持续监督与评估

• 在分包活动进行期间，应定期对分包方的工作进行监督与评估，确保其持续符合合格分包方的标准。

我建议在处理此类问题时，务必保持谨慎和合规性，确保所有步骤都符合相关法律法规和公司政策。同时，保留好所有相关记录，以备未来可能的审查或争议解决之需。如有进一步需要，您可以继续咨询我。