单位在特定情况下是可以查询员工或拟聘人员的犯罪记录的，但这一过程需要遵循相关的法律法规，并且有一定的条件和限制。以下是对这一问题的详细解答：
一、犯罪记录的定义
犯罪记录是指我国国家专门机关对犯罪人员的客观记载。除人民法院生效裁判文书确认有罪外，其他情况均应当视为无罪。也就是说，如果某人涉嫌犯罪，但人民法院尚未作出生效判决、裁定，或者人民检察院作出不起诉决定，或者办案单位撤销案件、撤回起诉、对其终止侦查的，那么这个人就属于无犯罪记录人员。
二、单位查询犯罪记录的条件
合法性与必要性：单位可以查询本单位在职人员或者拟招录人员的犯罪记录，但这一行为应当符合法律、行政法规关于从业禁止的规定。同时，根据《个人信息保护法》，处理个人信息应当遵循合法、正当、必要原则，不得过度收集个人信息。
特定岗位：对于特定岗位，如涉及国家安全、公共利益或者特定行业要求的岗位，单位可能需要进行犯罪记录查询以确保人员背景的清白。这些岗位通常包括但不限于公务员、法官、检察官、银行从业人员等。
查询依据：单位在申请查询时，需要提交具体的查询依据，如相关法律法规或行业规定，以证明查询的合法性和必要性。
三、查询流程与材料准备
查询机构：单位申请查询犯罪记录，应由住所地公安派出所受理。如果查询对象为外国人，则由单位住所地县级以上公安出入境管理部门受理。
所需材料：单位在申请查询时，需要提交以下材料：单位介绍信、经办人有效身份证明、加盖单位公章的查询申请表，以及查询对象系单位在职人员或者拟招录人员的有关材料。查询申请表应当列明申请查询依据的具体法律条款。
四、员工告知义务与权利
告知义务：一般而言，员工有义务在入职时主动告知用人单位自己的犯罪记录情况。但这一义务并不绝对，对于某些非直接相关岗位，用人单位可能不要求员工报告犯罪记录。
员工权利：对于特殊行业、从业禁止岗位，员工可能无权拒绝单位的犯罪记录查询。但在其他情况下，员工有权保护自己的个人信息不被过度收集和使用。
五、注意事项
保护隐私：用人单位在查询和使用员工犯罪记录时，应严格遵守相关法律法规，保护员工的个人隐私权。
合法使用：查询结果只能用于与岗位直接相关的背景审查，不能用于其他非法目的。
及时更新：由于犯罪记录可能会随着时间的推移而发生变化，因此用人单位应定期更新查询结果以确保信息的准确性。
综上所述，单位在符合法律法规和特定条件的情况下是可以查询员工或拟聘人员的犯罪记录的。但在实际操作过程中，应严格遵守相关法律法规和隐私保护原则，确保查询的合法性和正当性。