合同中约定运费由需方负责，通常不需要特别复杂的手续，但为确保该条款的有效性和可执行性，建议采取以下措施：

1. 明确书面约定：

   • 在合同中以清晰、明确的语言约定运费由需方负责。例如，可以写明“本合同项下的货物运输费用，包括但不限于运输费、装卸费、保险费等，均由需方承担”。
   • 避免使用模糊或含糊不清的表述，以免引发争议。

2. 详细列明费用项目：

   • 如果可能的话，在合同中详细列明运费所包含的具体项目，如运输方式、运输路线、装卸地点、保险费用等。
   • 这有助于明确双方的权利和义务，减少因费用问题产生的纠纷。

3. 约定支付方式和时间：

   • 明确需方支付运费的方式（如银行转账、现金等）和支付时间（如提货前支付、收货后支付等）。
   • 如果需方未按时支付运费，可以约定相应的违约责任，如滞纳金、违约金等。

4. 保留相关证据：

   • 在货物运输过程中，保留好与运费相关的所有证据，如运输发票、装卸单据、保险单等。
   • 这些证据在发生纠纷时将起到关键作用，有助于证明运费的实际发生和需方的支付责任。

5. 考虑税务和合规性：

   • 确保运费的约定符合相关税务法规的要求，避免产生税务风险。
   • 如果涉及跨境运输，还需要考虑海关、外汇等合规性问题。

6. 双方签字盖章确认：

   • 合同在双方签字盖章后生效，因此务必确保合同上有双方的签字或盖章。
   • 如果可能的话，可以要求双方代表在合同上签字并注明日期，以增加合同的可信度和执行力。