项目部向公司借用合同原件时，为确保手续完备、风险可控，应要求对方办理以下手续，并形成书面文件：

1. 书面借用申请与审批

• 核心文件：项目部需提交《合同原件借用申请表》，明确借用合同名称、编号、借用目的（如诉讼、审计、备案等）、借用期限（具体起止日期）及归还方式。
• 审批流程：申请需经项目部负责人签字后，提交公司法务部或合同管理部门审核，最终由公司分管领导或授权人审批。审批环节可确保借用行为符合公司内部管理规定，避免随意出借。

2. 签订书面借用协议

• 协议内容：双方应签订《合同原件借用协议》，明确以下条款：
  • 借用合同的具体信息（名称、编号、份数）；
  • 借用期限及逾期归还的违约责任（如按日收取违约金）；
  • 借用期间合同原件的保管责任（如项目部需妥善保管，不得涂改、损毁或转借）；
  • 合同原件的用途限制（如仅限特定诉讼或审计使用）；
  • 归还时的验收标准（如合同原件需完整无缺，附页齐全）。
• 法律效力：书面协议可明确双方权利义务，降低争议风险。若项目部未按约定使用或归还合同，公司可依据协议追究其责任。

3. 办理交接手续

• 交接清单：双方应共同签署《合同原件交接清单》，详细记录借用合同的名称、编号、份数、页数、附件情况（如补充协议、签收单等），并由交接双方签字确认。
• 交接方式：建议采用当面交接并拍照或录像留存，避免通过邮寄或第三方转交，以减少丢失或损毁风险。

4. 归还时的验收与确认

• 验收标准：公司应在项目部归还合同原件时，对照交接清单逐一核对合同内容，确认无涂改、损毁或缺失后，签署《合同原件归还确认书》。
• 逾期处理：若项目部未按期归还，公司应立即发出书面催告函，并保留追究违约责任的权利。

5. 特殊情形下的附加手续

• 涉密合同：若借用合同涉及商业秘密或敏感信息，项目部需签署《保密承诺书》，承诺不泄露合同内容，否则承担法律责任。
• 外借第三方：若项目部需将合同原件提供给第三方（如法院、审计机构），需事先取得公司书面同意，并由第三方出具《收据》或《保管承诺书》，明确归还时间及责任。

风险提示

• 未办理手续的后果：若未履行上述手续，公司可能面临合同原件丢失、损毁或被滥用的风险，且在纠纷中难以主张权利。
• 证据留存：所有书面文件（申请表、协议、交接清单、确认书等）均应一式两份，双方各执一份，并妥善保存至少至合同履行完毕或争议解决后。

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