当租房时房东不在本地，可以通过以下几种合法且安全的方式签订房屋租赁合同，确保合同的效力并保障双方权益：
一、委托他人代签
出具授权委托书：
- 房东需准备一份详细的授权委托书，明确受托人的身份信息、委托事项（如代为协商合同条款、签订合同等）及委托期限。
- 为增强法律效力，建议对授权委托书进行公证。
- 受托人在代签合同时，应携带身份证原件及授权委托书，并在合同上注明“受房东委托代签”及自己的姓名。
操作流程：
- 受托人按照委托书的权限与租客协商并签订合同。
- 合同签订后，受托人应及时将合同内容及签订情况告知房东，确保房东知晓并同意合同条款。
二、线上签约
电子合同平台签约：
- 选择可靠的第三方电子合同签约平台，如法大大、上上签等，这些平台通常具备可靠的电子签名技术和法律效力保障。
- 双方完成注册及实名认证，通常通过身份信息验证、人脸识别等方式。
- 按照平台模板录入房屋租赁相关条款，生成电子合同文本。
- 使用符合《电子签名法》规定的可靠电子签名进行签署，确保合同的法律效力。
- 签名完成后，合同即具备法律效力，双方可下载保存电子版合同。
视频签约：
- 双方约定时间，通过视频通话逐一确认合同条款。
- 在视频中展示并确认双方的身份证明文件，如身份证、房产证等，以确保合同的真实性和合法性。
- 视频通话过程中，双方可共同阅读并确认合同条款，然后各自打印出合同文本进行签字。
- 签字后的合同可通过快递或扫描成电子版互相交换，确保双方都持有合同副本。
三、邮寄或传真方式
邮寄合同：
- 双方先通过邮件或电话等方式达成合意，明确合同条款。
- 拟定好合同文本一式多份，并通过挂号信或快递寄给房东。
- 房东收到合同后签字盖章，再通过快递寄回给租客。
- 租客收到后签字确认，并留存一份作为凭证，确保双方都持有合同副本。
传真合同：
- 双方将签字后的合同通过传真发送给对方，确保传真号码的准确性。
- 保留好传真记录作为证据，以备日后纠纷解决或证明合同内容之用。
四、其他注意事项
确认房东身份：
- 在签约前，务必确认房东身份的真实性，如查看身份证、房产证照片等，并向房产管理部门核实房屋产权情况，避免遇到假房东或诈骗情况。
合同内容明确：
- 合同应明确列出租赁物的地址、租金、租期、支付方式、违约责任等关键条款，确保合同内容的明确性、完整性和合法性。
- 双方应对合同条款进行充分沟通并达成一致，避免后续产生纠纷。
保留备份：
- 双方当事人要保留好合同的复印件或电子版备份，以备日后纠纷解决或证明合同内容之用。
- 备份文件应妥善保管，避免丢失或损坏。
遵守法律：
- 在签订合同时，双方应严格遵守当地的法律法规，确保合同的签订过程及合同内容均符合法律要求。
- 如遇到法律疑问或纠纷，应及时咨询专业律师以获取法律帮助。
总结与建议：房东不在本地时，可根据实际情况选择适合的签约方式。无论采用哪种方式，都应确保合同的合法性、真实性和安全性。建议在合同中明确约定签署方式的合法性及有效性，以避免未来可能出现的纠纷。如果条件允许，最好还是能够亲自到场签署合同，以确保合同的顺利执行和双方权益的最大保障。如有任何法律疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。