当公司被员工申请劳动仲裁时，撰写一份清晰、准确、全面的说明材料至关重要。以下是一份详细的撰写指南，帮助你更好地应对劳动仲裁：

一、说明材料的基本结构

1. 标题：居中写明“关于XX公司被员工申请劳动仲裁的说明”。

2. 公司基本信息：

   • 公司名称、住所、法定代表人或主要负责人的姓名、职务及联系电话。
   • 如有委托代理人，还需注明代理人的相关信息。

3. 员工信息：

   • 员工的姓名、性别、年龄、身份证号码、住址、联系电话等。
   • 员工在公司的工作岗位、入职时间、劳动合同情况等。

4. 仲裁请求概述：

   • 简要概述员工提出的仲裁请求，如支付拖欠的工资、加班费、经济补偿金等。

二、事实与理由部分

这是说明材料的核心部分，需详细描述劳动争议的事实和经过，以及公司对仲裁请求的回应和理由。具体包括：

1. 入职与合同情况：

   • 说明员工的入职时间、岗位、劳动合同签订情况（如有）。
   • 若未签订劳动合同，需解释原因，并说明公司是否已采取补救措施。

2. 争议发生经过：

   • 按时间顺序详细描述争议发生的时间、地点、原因、经过及结果。
   • 包括双方协商、沟通的情况，以及公司为解决争议所做的努力。

3. 公司回应与理由：

   • 针对员工的仲裁请求，逐一进行回应，说明公司的立场和理由。
   • 引用相关法律法规条款，支持公司的观点。例如，若员工主张加班费，但公司已按照法律规定支付了加班费，则需提供相关证据（如工资条、考勤记录等）进行证明。

4. 证据材料：

   • 列举支持公司所述事实和理由的证据材料，如劳动合同、工资条、考勤记录、银行流水、公司规章制度、解除劳动合同通知等。
   • 注明证据的来源和获取方式，确保证据的真实性和合法性。

三、结尾部分

1. 致送机关：写明“此致XX劳动争议仲裁委员会”。

2. 落款：公司盖章，并注明日期。

四、撰写说明材料的注意事项

1. 保持冷静和客观：在撰写说明材料时，务必保持冷静和客观，避免使用过激或不当的言辞。

2. 确保信息真实准确：所有提供的信息和证据都必须是真实、准确、完整的，以免因虚假陈述或证据不足而影响仲裁结果。

3. 引用法律法规：在回应员工的仲裁请求时，务必引用相关法律法规条款，以支持公司的观点。这有助于增强说明材料的权威性和说服力。

4. 提前准备证据：在撰写说明材料前，务必提前准备好所有相关证据材料，并按照逻辑顺序进行编排。这有助于确保说明材料的条理清晰、易于理解。

五、示例段落

关于员工主张加班费的回应：

“针对员工主张的加班费问题，我公司已按照法律规定支付了加班费。具体证据如下：

1. 工资条：显示员工每月的工资构成中包含了加班费部分。
2. 考勤记录：证明员工在加班期间的实际出勤情况。
3. 银行流水：显示公司每月按时向员工支付了包含加班费在内的全额工资。

因此，我公司认为员工主张的加班费请求缺乏事实依据，请求仲裁委员会予以驳回。”

最后，撰写说明材料只是应对劳动仲裁的一部分。在仲裁过程中，公司还需积极配合仲裁委员会的调查和调解工作，以维护自身的合法权益。如果你在撰写说明材料或应对劳动仲裁过程中遇到任何问题，都可以直接向我咨询，我会为你提供专业的法律建议和帮助。