人防工程平时使用证并非由物业办理，而是由人防工程所在地区的人防主管部门负责审批和颁发。以下是详细说明：

1. 法律依据与主管部门
   根据《中华人民共和国人民防空法》及地方性法规，人防工程的所有权通常归属国家或开发商（视产权性质而定），但使用管理权需经人防主管部门许可。物业作为服务方，仅可协助提交材料或沟通，无权直接办理证件。

2. 办理流程与主体

   • 申请主体：人防工程的使用单位（如业主委员会、物业公司代为申请时需有合法授权）需向当地人防办提交申请。
     
   • 所需材料：通常包括工程竣工验收备案证明、使用功能说明、维护管理方案等。
     
   • 审批流程：人防办现场核查工程结构安全、防护功能是否达标后，核发《人防工程平时使用证》。

3. 物业的角色与限制
   物业可受委托代为整理材料、跑腿递交，但最终审批权在人防部门。若物业声称能独立办理，需警惕其是否超越权限或存在违规操作。

4. 特殊情况说明

   • 若人防工程与普通地下室混建，需明确产权划分后，由产权方或使用方分别办理手续。
     
   • 改建为商业用途（如停车场、仓库）时，还需同步办理消防、规划等部门审批。

建议行动：

1. 联系物业确认是否已取得授权，要求其出示与人防办签订的委托协议；
   
2. 直接向当地人防办（通常设在住建局或国防动员办公室）查询工程备案信息及办证进度；
   
3. 若发现物业违规操作，可向人防办或街道办举报。
   

如有进一步细节需要分析（如工程产权争议、使用功能变更等），可随时补充说明，我会为您梳理法律风险点。