当公司发现多发员工工资的情况时，从法律和实际操作的角度出发，可以按照以下步骤来追回多发工资：
一、法律基础与原则
首先，需要明确的是，多发给员工的工资在法律上构成“不当得利”。根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，得利人没有法律根据取得不当利益的，受损失的人可以请求得利人返还取得的利益。因此，公司有权要求员工返还不当得利，即多发的工资。
二、追回多发工资的步骤
内部调查与确认
- 公司应立即展开内部调查，查明多发工资的具体原因，如财务人员失误、系统错误等，并确定涉及的员工范围和具体金额。
- 核对工资发放记录、考勤记录等相关证据，确保多发工资的事实清晰无误。
与员工沟通协商
- 公司应以友好、诚恳的态度及时与涉事员工取得联系，说明多发工资的情况，并提供相关的工资核算明细和证据。
- 询问员工是否愿意主动返还多发的工资，并协商确定返还的方式和时间。大多数情况下，通过沟通协商，员工会理解并同意返还。
发出书面通知
- 如果沟通协商没有达到预期效果，公司可以向员工发出书面通知，正式告知多发工资的事实、金额以及要求返还的期限。
- 书面通知应以可留存证据的方式（如快递、电子邮件）送达员工，并确保保留好送达凭证，以备不时之需。
采取法律手段
- 若员工仍然拒绝返还，公司可以考虑通过法律手段来维护自身的合法权益。
- 在提起诉讼前，公司需要准备好充分的证据，包括工资发放记录、考勤记录、与员工的沟通记录等。
- 向人民法院提起民事诉讼，请求法院判决员工返还不当得利。在诉讼过程中，公司应积极配合法院的调查和审理工作，提供必要的证据和材料。
三、注意事项与建议
- 保持冷静与理性：在处理多发工资的问题时，公司应保持冷静和理性，避免与员工发生不必要的争执和冲突。
- 尊重员工权益：在追回多发工资的过程中，公司应尊重员工的合法权益，避免采取过激或违法的手段。
- 加强内部管理：公司应从中吸取教训，加强内部管理，完善工资核算制度和流程，防止类似情况再次发生。例如，可以定期对工资核算系统进行维护和更新，加强部门间信息沟通与协作等。
- 寻求专业帮助：如果公司在处理此类问题时遇到困难或疑虑，可以寻求专业法律咨询或人力资源机构的帮助，以确保自身行为符合法律法规要求。
综上所述，公司多发员工工资时，应通过内部调查、沟通协商、书面通知和法律手段等步骤来追回多发工资。同时，公司也应加强内部管理，完善相关制度，以预防类似问题的再次发生。